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程序書編寫 №09 ISO推動工作小組 2007-07-21 本次內容： 程序書編寫的基本要求 程序書編寫的文字要求 程序書內容的框架 如何繪制程序文件流程圖 讨论：訂單處理程序 程序書編寫的要求－基礎要求 系统性 应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序． 符合性 应符合ISO9000标准条款的要求； 应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到； 协调性 文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。 程序書編寫要求－文字部分 职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）； 结构清晰、文字简明、文风一致。； 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件； 程序文件的編制框架 ---目的：说明为什么开展该项活动。 ---范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。 ---职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。 ---定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。 ---作业内容：流程步骤的详细文字说明。 ---流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。 ---相关文件：列出支持本程序的第二、第三层文件。 ---相关表单：列出支持本程序的第四层文件（表单）。 程序文件編制技巧 先繪制流程圖。首先確保流程正確。 確定過程的涉及部門及職責。 結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。 例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。 根據流程圖及程序內容編寫文件。 學會繪制流程圖－注意事項 使用部門稱謂應統一 如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。 在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。 如有的程序書上引用的是EB操作指導書，有的程序書上引用的是EB操作標准書等。 學會繪制流程圖－圖形形狀 學會繪制流程圖－－－示例 舉例：訂單處理程序流程圖 示例：订单处理作业程序 目的：及时并正确处理订单。 范围：始自客户对Pioneer下单；终于客户订单移转生产管理。 职责：无 定义：无 示例：訂單處理作業程序 作业内容： 客户对Pioneer下单后(口头或书面)，如果为新产品，则为「特殊订单」。特殊订单负责之业务专员应填写“接单检查表 (产品规格)”(表单:300-99-01)，送请各相关单位会签，确认生产技术可行，如果生产技术有问题，则由业务专员召开会议，行销、制造及品管等人员依需要参加。 「特殊订单」技术已经确认后或「一般订单」（旧料号），负责之业务助理应确认（1）产品规格(并凭此转换成Pioneer内部之料号)及（2）单价、（3）交期、（4）数量、（5）送货地址、（6）付款条件、（7）交易条件、（8）货运方式等八项。 如果该订单为新产品或新客户，业务助理应由各相关单位处搜集资料， 将系统上之基本资料(客户基本资料「“依客户调查问卷” （表单：300-99-02）录入」、料品基本资料)建立完成。 业务助理负责将订单资料输入系统 (未核准订单)，查核单价、信用额度，产销协调(交期)，并打印出“销售订单”(表单:300-99-03)一式四联(未核准)。 示例：訂單處理作業程序 如果客户有书面之订购资料且与“销售订单”(未核准)之资料完全一致：业务助理将“销售订单”(未核准)并客户之书面订购资料依核决权限送业务主管签核完毕，即完成订单书面核准作业。 如果客户没有书面之订购资料或有书面之订购资料但是与“销售订单”(未核准)之资料不完全一致：业务助理将“销售订单”(未核准)送签核完毕，再传真给客户签认后并传回Pioneer，才算完成订单书面核准作业。 订单核决权限如“核决权限一览表”（600-99-09），每年年底修订一次。 示例：訂單處理作業程序 客户订单之外部原始凭证：客户之书面订购资料或客户签认之“销售订单”，业务助理依客户别妥善保存。 完成订单书面核准作业后，业务助理请业务主管进行系统之订单核准作业，并将已签核之“销售订单”一式四联给生管签收后分发各单位(第一联业务助理留存；第二联给生管；第三联给包装；第四联给品管)。 如果是5.3项之状况，业务助理应传真已签核之“销售订单”(第一联)通知客户Pi