《会议室管理作业指引》.docVIP

会议室管理作业指引 会议室日常管理单位总裁办行政部会议室日常管理责任人前台文员会议室布置责任人会议组织单位、行政后勤、信息专员、前台文员会议室使用单位会议组织单位会议室使用原则1、与会人数在10人以下的用13楼小会议室； 2、与会人数在10-20人的用多功能会议室北厅； 3、与会人数在20-30人的用多功能会议室南厅； 4、与会人数在30人以上的用多功能会议大厅； 5、14楼会议室原则上供公司总裁办公会议使用。会议室使用程序1、会议室使用单位应于每周五之前确定下周会议组织计划并在前台领取和填制《会议室使用申请表》及《会议室物品领用申请表》各一份交到前台文员和行政后勤处；周六、周日需使用会议室的，须在周四之前确定； 2、如会议需要鲜花、盆景及横幅的，须详细填写具体事项； 3、对会议桌椅摆放有特别要求的，须在《会议室使用申请表》里“说明”栏注明； 4、使用单位经办人应在会议室使用完毕后一小时内将领用的会议物品交前台文员。会议室使用单位责任1、会议组织单位应在会前拟定会议通知，将参会人员、会议时间、会议议题等告知各相关人员；制作会议签到表，实施会议签到；负责对会场秩序进行管理。需要相关单位或人员准备发言的，应事先将需发言的内容详细告知相关人员； 2、负责对会议室空调温度设置、采光、照明等实施管理：夏季将空调温度设置在不低于24℃，风速中速；冬季温度设定在不高于26℃。仅开启会议使用区域内的照明电源；使用投影仪时，可关闭会议室窗帘，关闭部分照明电源。 3、负责规范电源插座，保持地插接口使用过程无污染、无进水、无人为损坏；地插使用完毕后主动合上地插保护盖。 4、会议室使用完毕后，负责关闭空调、照明、扩音、投影等用电器电源；负责及时通知保洁人员或前台文员作好会议室保洁工作；及时通知前台文员锁闭会议室； 5、使用单位经办人应在会议室使用完毕后一小时内将领用的会议物品交行政部前台文员。领用物品遗失或非正常损坏的，由使用单位经办人或负责人承担赔偿责任前台文员工作范围1、受理会议使用申请单位的《会议室使用申请表》，对会议室的使用进行分配调节。 2、根据使用单位的《会议室物品领用申请表》，发放会议所需器材及物品，并作好登记。 3、在会议开始前督促、协调信息专员对会议用音响设备、投影设备进行调试，确保各项设备的正常使用。 4、督促并配合保洁作好会议室使用前后地面、桌面的清洁卫生、水杯的清洗及会议桌椅整齐摆放。 5、根据使用单位要求，为与会人员递倒茶水。 6、协助会议室桌椅、鲜花、横幅、盆景、桌布的布置。 7、会议室使用结束时，督促使用单位关闭电源并将话筒置于关闭状态；及时收回、清理、盘点会议领用物品，将各种物品放置妥当，按规定对使用单位遗失或损坏的物品进行追偿。 8、关锁所有未使用的会议室门窗；关锁好会议室音响、音响柜、储藏柜。 9、多功能会议室南北两厅同时使用的，告知会议室使用单位不能使用扩音设备。行政后勤工作范围及规范1、负责配合会议室使用单位布置会场，包括桌椅的摆放，会议横幅的制作及悬挂，座位牌的正确摆放，茶水杯或矿泉水的配置以及其他相关设施的使用前准备工作。在多功能会议室未启用时，负责将会议室分隔成南北两厅。 2、工作规范： （1）、横幅规范： 主题横幅一般置于多功能会议室主席台前面玻璃的正上方位置，横幅的张挂要求平整、醒目；横幅的高度固定为70cm，宽度为690cm；横幅的颜色要求为红底白字，字体为黑体；会议所需的其他宣传横幅根据字数多少确定宽度并置于会议室北面或其他适当位置。 （2）、会议室桌子布置规范： ①、参会人数40以上会议、公司重要会议通常采用矩阵式的会议布置；座谈会、商讨会、参会人数较少的会议一般采取回形桌会议布置形式。 ②、矩阵式会议布置要点： a.确定人数及就坐排数：每两人之间的横向间距10--20cm，即每横排以6-8人就坐为宜。前后两排间距为130--150cm。 b.座位牌及茶盅摆放：等间距摆放于各排中；各座位牌底座外沿距离桌面边缘保持等距离；会议水杯置于座位牌正右侧。 c.会议室桌子、椅子、座位牌、水杯摆放整齐后，应保持其横向、竖向、斜向等方向的笔直整齐。 d.需摆放鲜花或盆景的，鲜花放置于主席台或演讲台上，盆景放置于会议室四角适当位置。 ③、第一排会议桌的摆放位置以其前沿对齐会议室门框后沿为标准。 ④、回形桌（方桌）会议的布置比照矩阵式会议布置进行。 ⑤、组织单位有特别要求的，按其要求摆放。信息??员工作范围1、信息专员负责在会前对会议室音响、投影、空调设备进行调试，确保其正常使用；及时更换话筒、遥控器电池； 2、解决会议使用过程中出现的音响、投影仪故障。 3、平时负责每周定期对会议室电子设备进行保养，如发现问题须及时维修，保证会时正常使用。