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高效率会议术 你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率。学会开一场有效率、有产出的会议，是所有企业都必须正视、必须实践的功课，因为当你正为了无数场失败会议，浪费时间和人力的同时，形同给了对手超越你的机会。 病症1：没人把开会当一回事。大家迟到、早退，在会议上最常做的事，就是在文件上涂鸦。 病征2：开会开到天荒地老，实际的开会时间总是比预期多出两倍。 病征3：开会时，讨论内容离题后就像泼出去的水，再也没有回来过。 病征4：开会后，决而不行的程度犹如船过水无痕，像没开过会一样。 病征5：会议里，大家都说了很多话，但说的都不是真话。 病征6：大家总是忘了带最重要的资料和数据进会议室，让决策一延再延。 病征7：会议的无聊程度—路走来，始终如一。大家重复犯同样的错误，没人想做任何改变。 上述“病征”，你是否都有过，“切身之痛”？根据《Fast Company》杂志的调查，这是在一场失败的会议里，最常见的7个病症；而且只要出现任何一个，会议可能就已经失去它应有的效用，甚至正一步步迈向死亡。 不令人意外的是，似乎所有上班族都领教过失败会议的威力。根据最新的Google搜寻结果，输入“Boring”和“Meeting”，你会得到超过2710万笔、洋洋洒洒的申诉；输入“无聊会议”和“不想开会”，也分别有1210万笔和619笔的抱怨和怒吼。甚至，我们在针对本期封面故事寻找采访对象时，“我们开会超无聊的！”“但我们开会很没效率耶！”也几乎是被征询对象在第一时间内最常给的反应，也难怪，《Fast Company》将他们的会议室取名为“Jail”（监狱），并标明“Just visiting”（不宜久留）。 □ 50％的时间，浪费在无效会议上 会议这么无聊、这么讨厌，上班族却终究无法避免开会。根据全美第二大长途电话公司MCI（现为全球第二大电信商Verizon所购并）的调查，美国人一天共召开超过1100万个会议、一个上班族平均一个月开61.8次会，而且其中竟有超过50％的时间被浪费掉的。这个数字相当于每个礼拜，企业或个人必须浪费掉一整个工作天在无效的会议上；若以会议成本公式（与会者人数×会议时间×个人时薪）计算，被浪费掉的金钱和资源庞大到难以计量。 不过，诚如英特尔（Intel）创办人暨前总裁安迪·葛洛夫（Andy Grove）所言：“你绝对无法避免开会，但你可以让会议更有效率。”如果说会议是必要之恶，那么我们能做的，就是改变会议，通过目的、议程和进行方法的调整，让会议起死回生、变得有成效，不再是企业与上班族的心头之患。 为了落实自己的理念，葛洛夫在英特尔致力于推动会议改革，并曾亲自为所有新进员工上“效率会议课”，从内部推动改变，也让“效率会议”成为英特尔最为人熟知的企业文化之一。 □ 学会如何开会，启动企业改革开端 日产汽车（Nissan Motor）在执行长卡洛斯·高恩（Carlos Ghson）的带领下，为日产缔造高达60亿日圆的效益（省下的开支＋增加的营收），成功拯救连续亏损7年、26年来地位不断下滑的日产。这段被日本媒体誉为“高恩魔法”（Ghson Magic）的反败为胜故事，有部分原因便可归功于高恩对于日产会议方法所推动的革新。 “会议，就是企业改革的开端。”日本黛安芬前社长吉越浩一郎认为，学会开有效率、有产出的会议，是所有企业都必须正视、必须实践的功课，因为当你正为了无数场失败会议，浪费时间和人力的同时，形同给了对手超越你的机会。 所以，要学着开一场好会，你可以不必是一家成功的企业；但是，要成为一家成功的企业，你不能不学会如何开会。 本期封面故事从“步骤篇”“实战篇”到“番外篇”，通过拆解14种开会方法，以及剖析Google、IBM、趋势科技、统一超商、奥美集团、IDEO、惠普（HP）等14家知名企业的独家会议术，教你从确立会议目的开始，一步步拯救你无可救药的失败会议，让你的会议变得更有目标、有效率、有产出。 专题二：以明确的目的决定会议形式，让与会者有备而来 “Do you know the purpose of this meeting？”（你知道为什么要开这场会吗？）无论走进英特尔（Intel）任何一间会议室，这都是你第一眼会看见的文字。 效率会议，几乎是英特尔企业文化中的最大特色。英特尔创办人暨前总裁安迪·葛洛夫（Andy Grove）深信，缺乏明确目的、完整议程和有效进行方式的会议，注定会一败涂地、黯淡收场。 确立会议目的，不只是英特尔创办人安迪·葛洛夫（Andy Grove）对开会的首要要求，更是召开任何会议的第一步骤；这个起点，决定一场会议的好坏，也决定会议的生死。 根据《Fast Company》杂志的调查，所有失败会议的病征，包括会议过于冗长、讨论失焦、与会者过多等，都直接或间接地与会议目的有关，因为会议目的不仅牵