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文件档案管理规定 总则 目的。为了规范公司文件档案管理工作，特制定本制度。 管理部门 文书结案后，原稿由行政部门归档，经办部门根据实际需要留存复印件。如因业务处理需要，原稿需由经办部门保管，应经行政部门经理同意后妥善保存，行政部门以复印件归档。 各分公司档案分类目录及编号原则，由总公司行政部统一制定，分公司行政部门自行管理。 文件、档案整理 文件点收 文件结案移送归档时，根据如下原则点收。 检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查和归入。 文件如需经过抽查，应有管理部门经理签认。 文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 文件整理 点收文件后，应依照下列方式整理。 中文竖排文件以右方装订为原则，中文横排或外文文件则以左方装订为原则。 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 档案分类 档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类3级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 档案分类应力求实用。如果因案件较多，3级分类不够应用时，须在第3级之后增设第4级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”2级。 同一“小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为2各以上档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查阅。 所有的已审批的管理规定、作业指导书（包括计划、合同、临时通知等）或表格格式应交行政部归口、分类并统一编号。 档号的表示方式如下： HYK/X1 X2－X3（X4）－X5－X6/ X7 1、编号方法 管理规定、作业指导书、表格 HYK/X1 X2－X3（X4）－X5－X6/ X7 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 各中心/部门简称及代号对照表： 名称 简称 代号 名称 简称 代号 董事会 董 D 操作部 操 O 综合管理中心 综 Z 调度部 调 S 行政部 行 H 配载部 配 P 人力资源部 人 R 仓管部 仓 C 财务部 财 F ＩＴ部 络 I 客服部 客 K 天罗地网研发中心 天 T 营销管理中心 营 M 电子商城事业部 电 E 网络管理部 网 W 快递物流事业部 快 Q 园区招商部 招 A WMS/TMS事业部 罗 L 运营服务中心 运 Y 2、以公司名义对外行文： 穗+公司简称+主办部门简称[发行年号]+第（顺序号）号； 3、内部文件（主要包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等）： 单位简称+主办部门简称 [发行年号]第（顺序）号 4、合同（协议）： 集团的合同（协议）：（完整年号）HYK-顺序号 各单位的合同（协议）：（完整年号）各单位拼音简写-顺序号 5、公司所有已审批的外来文件根据需要交行政部归口、分类。外来文件的编号采用发文单位的原编号。 6、技术文件、图纸的编号方法另行规定。 第四章 档案名称及编号 第一条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。 第二条 档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”、将所有分类各级名称及其代表数子编号，按一定顺序依次排序，以便查阅。 第三条 档案分类各级编号内应预留若干空档，以便将来组织扩大或业务增多时可随时增补。 第四条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第五条 档案编号 1、新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。 2、档案如归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。 3、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。 4、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第五章 档案归档管理 第一条 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“现出纸”注明目次号码，以便查阅。 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查阅。 保存期限 文件保存期限除政府又换法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理。1、永久保存 公司章程 股东名册