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项目行政档案管理规程 第一节 项目行政公文及工作便笺格式 一、行政公文格式 项目行政公文（以下简称“公文”，亦即红头文件），是指项目在建设管理过程中形成的具有法定效力及规范体式的文书，是项目依法管理和进行公务活动的重要工具。 广义地讲，项目行政公文主要包括项目在日常管理过程中的收发文、函、电，内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件等。 行政公文格式一般包括发文机关、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印制份数等基本要素。要求如下：mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。联合发文，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下距中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 6、成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期应采用公元纪年法，要求一律写明年、月、日全称，不能省略。会议通过的公文，其通过日期通常加括号写在标题的下方中央。 7、印章：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。单一机关制发公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章间互不相交或相切。 联合发文时，发文机关的名称通常署在附注或（正文）末尾的下方右侧，印章则加盖文件末尾发文时间的上面，用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月。 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。 8、抄报、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。 9、签发人：通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。在上行文中，由签发人在姓名后加“签发”二字，或在姓名之上加“同意上报”等字，签发位置通常在发文字号右侧。如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，红色反线下移。 （二）附加标记部分 1、发文字号：简称“文号”，即公文的编号，包括机关代号、年份和序号三个组成部分。其中年号应用六角括号括起，并用公元全称。序号不编虚位（即1不能编为001），不加“第”字。联合发文时，通常只用主办机关的文号。 公司行政公文由公司办公室负责统一编号。一般情况下，公司公文基本编号分以下几种形式： (1)以公司名义行文，在以下两种情况下，首页须用“河南省许平南高速公路有限责任公司文件a、以公司名义印发的公文，除干部任免通知发文字号用“豫许平南干字[××××（年份）]×号（序号）”外，涉及决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见8个文种的公文，发文字号为“豫许平南路[××××（年份）]×号（序号）”。 b、以公司名义印发对平级和不相隶属的单位联系商洽工作、答复比较重要的问题的函，发文字号为“豫许平南路函[××××（年份）]×号（序号）”。 (2)以公司工会名义印发的公文首页须用“河南省许平南高速公路有限责任公司(3)公司对外一般性业务往来的各种函，行文可采用“河南省许平南高速公路有限责任公司”文样（蓝头文件，格式见2），文号编写为豫许平南路文[××××（年份）]×号（序号）。(4)公司会议纪要如总经理办公会会议纪要、工作会议纪要等的发文，文件应按年度、次序编号。（会议纪要格式见3，会议纪要签发单格式见档表4） 2、密级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明印数序号。“密级”和“保密期限” 标志一般顶格标识在版心右上角第一行，之间用“★”隔开。 3、紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求，一般分为“急件”、“特急件”和“限时送达”等几种，与“平件”相对。紧急程度的标志一般顶格标识在版心右上角第一行。 4、阅读范围：指特定文件的发送范围和规定传达和阅读的对象。一般在下行文中才能使用，其位置放在发文日期之下，抄送单位上面，并加括号，有时也在正文末尾加以注明。 5、主题词：即是用规范化动名词或词组简明扼要反映公文主题，其位置排在“抄送机关”之上左侧。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 6、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 7、210mm×297mm）、监理代表处、承包人等 1、通用格式首行（XXXXX）代表发文方名称，应视实际发文单位不同而改变，可为、第一监理代表处、第一合同段等等。 文件送发时，发文方应统一编写“发函编号”、“发函日期”、“送发份数”“抄送单位