公司物品采购管理办法.docVIP

公司物品采购管理办法 为进一步完善公司物品采购管理，规范物品采购程序，合理控制采购成本，特就物品采购工作制定本管理办法。 采购原则 根据资产类别，一次性购买公司物品超过50万元的大宗物资用品采用公开招标或邀标方式。由物业部、经营部、办公室组成招标小组负责招标工作。 5万元以上的物品采购需要进行比价采购，由经营部协同进行询价，应由不同的经办人通过不同的渠道进行，多方询价，按照同质优价的原则择优选定供货商，由物业部与其签订年度供货合同。由办公室主任确定是否需要经营部协同询价。物业部的日常物品采购由主管副总确定是否询价。 物品的采购环节原则上应至少有两名经办人共同完成。 一般物品的采购应本着物美价廉的原则，以满足基本使用要求为主；对物品品质或使用功能有特殊要求的，应以质价对等为原则进行采购。 职责划分 物业部是公司物品采购的经办部门，负责实施办公类、工程类等公司物品的采购。 办公室是公司物品的管理部门，负责汇总和编制采购需求和计划，以及实物资产的验货和入库、出库管理。 财务金融部是公司物品采购的审计部门，负责对帐簿、物品保管及使用进行核查。 公司遇有重要活动或业务紧急需要，经公司主要领导批准购买的物品，由提出需求的部门与物业部共同实施采购。 采购程序 办公室根据公司各部门制定的各类物品的年度、月度需求计划，制定年度、月度采购计划，经批准后按月实施。 月度预算内的公司物品采购 各部门负责人根据批准的月度部门“资产采购计划表”，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”（本单一式四联，一联本部门留存，一联报财务金融部，一联交采购员，一联交办公室），部门主管领导审批后，并于每月30日报至办公室。 办公室主任审查是否在资产采购计划表之内。如不在采购计划表内，办公室会要求各部门重新填单，如在采购计划表内，办公室主任签署意见后转库管人员，库管人员根据库存情况和各部门的缓急需要编制公司“月度采购计划表”，报办公室主任审批后，交给物业部经理。物业部经理将“月度采购计划表”交给采购员。 采购员根据“月度采购计划”填写支票领用单，部门经理和主管领导审批，办公室主任审批，总会计师审批，总经理审批。 审批通过后，采购员将支票领用单交给财务金融部领取支票。 采购员购买物品，并将购买的物品入库。 公司物品的临时采购 各部门因临时工作需要而申请采购，应填写“采购申请单”（本单一式四联，一联本部门留存，一联报财务金融部，一联交采购员，一联交办公室）。特殊情况下，根据使用需求的紧急程度，按照采购审批权限，事先口头请示同意后实施采购，并应及时补办审批手续。 如果采购在年度预算内，报部门领导审批通过后，再报总经理审批。 如果采购不在年度预算内，报部门领导审批通过后，报总经理审批，通过后再报董事长审批。 审批通过后，交给物业部采购员进行实施采购。 申请采购的审批权限 预算内单项资金使用审批权限：2000元（含）以内由主管领导、办公室主任审批，2000元以上由总经理批准。 预算外单项资金使用审批权限：总经理审议，董事长审批。 供应商管理 月度采购计划内的物品采购，由物业部根据需要通知已确定的供货商按时供货。 大宗采购每月根据供货量与供应商按月结算。 物业部于每年第一个月应对上年度供应商进行重新评审，出具相关评审意见，并根据评审意见确定本年度的供应商。与供应商的洽谈应至少有两人同时参加。 物业部应建立供应商资料与价格信息记录，经常对市场行情进行调查，并做好询价、比价、议价及定购记录。 寻价及洽谈 充分了解所购物品的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 向供应商详细说明物品的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。 同规格的供应商至少对比三家。 寻求其他更适合的替代品。 经成本分析后，设定议价目标。 如果是紧急需求小批量临时购买，采购人员可以参考以往类似采购的价格，免经寻价、比价手续。 询价人员不得最终确定供应商，而由物业部经理和办公室主任共同确定。 公司物品的入库、管理和领用 办公室库管人员负责办理采购物品的验收入库手续，验收合格后办理入库手续，并搞好库房管理。 采购员在办理入库手续时，库管人员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式三份，库管人员，采购员和财务金融部各留一份）办理入库手续，并登记库存数量帐。 库管人员应确保库房及库存物品的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”： 八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。 四检： 上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。 下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。 经常检查库内温度、湿度，保持通风。 检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。 库管人员