ERP项目客户主数据维护流程.docVIP

代理商客户主数据维护流程管理规范 起草：张平平 日期：10/27 审核： 日期： 批准： 版本 变更原因 执行日期 00 新建 文档目的 建立规范化维护代理商客户主数据库的管理制度，保证代理商客户主数据库建立和维护的及时性、有效性和正确性。 适用范围 代理商客户主数据维护流程定义的部门有：各大区/办事处、渠道管理部、商务中心、经理室 相应的岗位分别为：大区/办事处销售人员，大区/办事处经理，渠道管理部管理人员，渠道管理部经理，公司领导 文件内容概述 维护细则 提出合作意向 大区/办事处销售人员提交客户填写的《代理商信息登记表》附营业执照、国税税务证、法人代表身份证复印件。对登记表的完整性、有效性和真实性负责。 调查、筛选、审批 大区/办事处经理对提出申请的代理商就客户资信状况、销售能力等情况向渠道管理部提供相关意见。对普通代理商，渠道管理部渠道管理人员在3个工作日内进行审批和回复，审批内容包括登记表的完整性和代理资格。对重要代理商，渠道管理人员审核登记表完整性，渠道管理部经理，在5个工作日内审批代理资格并给予回复。对核心代理商，渠道管理人员审核登记表完整性，公司领导在5个工作日内审批代理资格并给予回复。渠道管理部将在每财年年初根据当年的渠道架构公布普通代理、重要代理、核心代理所包含的代理类型。 提出代理类别更改申请 大区/办事处提出代理商变更类别申请，并提供变更原因及相关意见。渠道管理部经理在5个工作日内审批回复。 签订代理协议 大区/办事处按照审批通过的代理类别和代理任务量与代理商签订相应协议，并于审批通过之日起10个工作日内向渠道管理员提交协议。协议文本一式两份，代理商签字盖章，办事处负责该代理的销售人员在浪潮代表处签字。协议文本不能随意涂改，对于涂改部份须加盖协议双方公章方有效，否则视为无效协议。渠道管理员对协议有效性审核无误后经渠道管理部经理批准加盖浪潮北京公司公章，一份返回给办事处销售人员转交代理商，另一份留存渠道管理部归档。 代理商信息变更 大区/办事处销售人员提交代理商信息变更申请，附代理商签字盖章的变更登记表。对于代理注册名称变更的须提供变更后的营业执照、国税税务登记证。渠道管理员对申请、相关证件在3个工作日内审核回复。 建立客户主数据视图 代理商协议签订后，渠道管理员在ERP系统中创建相应的客户主数据。渠道管理员应首先查找该代理商是否已在客户主数据库中存在，如果存在，只需修改变更部份，如果不存在则创建。 修改客户主数据视图 代理商类别、代理商信息变更后，渠道管理员于审批确认当天在ERP系统中及时修改客户主数据，并将变更时点、变更信息邮件通知商务中心订单评审员。 由于在实际操作中，代理协议的签订具有严重的滞后性。因此渠道管理人员可于代理商资格确认当天在ERP系统中创建和更改客户主数据，但必须在系统中注释项标注是否签订协议。对于标注没有正式签订协议的商务中心处理商务往来均为现结。对于逾期没有签订协议的代理商，渠道管理人员在ERP系统中冻结该代理商，并邮件通知商务中心订单评审员，停止对该代理供货和停止执行相应代理政策直至协议签订后方可恢复。 如果代理资格审批通过之日，渠道管理人员因各种原因无法在ERP系统中创建和更改客户主数据，可先通过电话或邮件告知商务中心订单评审员。事后须及时创建和更改客户主数据。 考核措施 大区/办事处销售人员对《代理商信息登记表》完整性、有效性和真实性负责，如果累计三次出现登记表填写混乱或不完整，甚至出现虚假信息，渠道管理部提请公司列入对销售人员的当月考核。 大区/办事处销售人员在代理商资格审批通过后，出现逾期没有按照审批类别和代理任务量与代理商签订协议或者协议签订不符合规范和要求的情况，渠道管理部提请公司对销售人员进行处罚。 对于普通代理商，渠道管理员在收到大区/办事处销售人员提交的《代理商信息登记表》和大区/办事处经理提供的意见后于3个工作日内给予审批和回复。如果逾期没有给予审批和回复的，大区/办事处可向渠道管理部经理反映情况，渠道管理部经理将此列入对渠道管理员的当月考核。对于重要代理商，渠道管理部经理在5个工作日内给予回复，如果逾期没有给予审批和回复的，大区/办事处可向分管副总反映情况，分管副总将此列入渠道管理经理的当月考核。 代理商资格审批通过或代理商变更信息审核确认后，渠道管理人员因没有及时建立、更改客户主数据或没有及时通知商务中心，导致对该代理的代理政策不能执行，大区/办事处和商务中心可将情况反映至渠道管理部经理处，渠道管理部经理将此列入对渠道管理员的当月考核。 三、代理商客户主数据字段使用说明书 代理商客户主数据字段使用说明书 字段名 字段含义 字段长度 字段值 备注 使用说明 客户号 客户编码 16个字符 10000