高校档案信息化建设的途径与方法.pdfVIP

信息化建设 高楼捣寨信息绝霆浚蝓 渣锤笥家浚 哈尔滨工程大学档案馆 李晖 摘要高校档案管理是学校常规管理的基础和重要组成部分,是办好特色大学、研究型大学的基础,而高校 档案信息化又是做好该项工作的基础和保证。本文就高校档案管理信息化建设问题,从必要性、重要意义 以及其实现途径和相关技术方面进行了较为深入的探讨。 目前全球已进入信息化时 平本应走在社会的前列,然而现 息的重要媒介和平台,发挥高校 代,信息化是指在社会的各个方 实却是高校档案信息化水平普遍 科研先导作用。 面应用信息技术,而信息技术正 不高,真正实现档案信息化的更 .高校档案信息化能提高档 是推动经济增长和知识传播的重 是屈指可数,这与社会发展和高 案管理工作的服务水平和档案信 要引擎。信息化建设是现阶段社 校身份极不吻合。 息的利用效率。高校档案实现信 会发展的必然趋势,信息化水平 实现高校档案信息化的意义 息化、网络化管理后,通过已经建 己成为衡量一个国家发展水平的 在于: 立的档案管理系统利用档案不受 重要指标,各个国家对信息化建 .高校档案信息化是实现资 时间和空间的限制,任何合法用 设都日益重视。 源共享的必然要求。“科学技术是 户使用用户名及密码即可随时随 一、高校档案信息化建设的 第一生产力”,高校集中了大量的 地检索、查阅利用档案信息,因 必要性和重要意义 学术前沿信息,是知识创新、增长 此,其最大优点就是系统功能强 高校档案信息化建设对推动 的基地。如何共享并发挥出这些 大、效率高。 高校的可持续发展具有十分重要 学术研究、科研成果的作用,为社 .高校档案信息化可实现快 的作用,是办好学校的重要基础 会发展服务,是高校应担负的社 速检索查询。传统的检索方式需 工作之一,也是衡量一个学校信 会责任。高校档案部门作为这些 要通过纸质档案目录找出所需档 息化水平、管理水平的重要标志 资源的管理部门,必须加强建设, 案的档号,再根据档号到库房查 之一。高校拥有大量的科研人员 特别是信息化、网络化建设,使其 找、再复印,利用完后再放回库 及知识研究力量,档案信息化水 成为高校信息输出和社会采集信 房,既费时、费力,又容易损坏档 或选择档案特征信息,并对其进行更新或修改。尽 周铭,陈雁兵.《档案著录规则》发展的回顾与展望Ⅱ】兰台 世界,:? 管这些规则是针对已经被确定为归档保存的档案所 】邓斐蔚.著录方式改革与价值提升.云南档案,: 进行的著录,但是这之前的更早阶段也是可以应用 这一规则的。 张正强.电子档案著录的研究Ⅱ.浙江档案,:? 】段荣婷.论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对 参考文献: 策】.档案学研究,:? 张正强.论中国电子档案著录标准化的发展方向Ⅱ】.图书情 责任编辑 陈平 报知识.:? 《瓴电兵籀档案萋寿第;酒 万方数据信息化建设 出台的一系列相关标准和规范可 案,不利于档案的长期保管。实 是网络化。档案信息化建设要围 以作为遵循和参考的依据。 现档案信息化后,可以通过计算 绕“三化”建设来实现,主要实现 机即时查询检索出所需档案信息 途径包括基础设施建设、档案信 .应用系统建设。开发或购 息资源建设、标准规范化建设、应 买优秀、可靠的适用于档案管理 并打印出来,能够极大地方便档 案工作者及查询利用人员,既为 用系统建设和人才队伍建设五个 信息网络使用的软件是档案信息 档案工作者减轻了工作量,也为 方面。 资源开发利用和档案信息网络建 利用者节省了时间。 .基础设施建设。这是档案 设的技术保障,是保证整个高校 .高校档案信息化能提高档 信息资源建设以及档案管理应用 档案管理信息化正常高效运转的 案部门的工作效率。配合学校其 系统建设的基础和前提,决定着 重要支撑。应用系统应遵循国家 档案系统标准,采用/结构,运 他信息化分系统的使用,档案信 档案信息化能否实现及实现的整 息化的实施改变了人工收集档案 体水平。基础设施建设包含整个 用完善的电子文件管理功能及授 的模式,实现了由管理系统自动 硬件平台及网络建设,主要由计 权功能、强大的目录打印功能、强 监控,提前介入电子文件和管理 算机、服务器、交换机、路由器、存 大的远程数据备份恢复等功能灵 工作中的所有文件,随时随地随 储器以及数据库管理系统、信息 活管理各类档案。软件在开发设 办,自动捕捉归档,再配合信息发 安全系统、操作系统、管理系统等 计阶段还要考虑适应用户的要 组成,另外还包括数字化所必需 求,并尽可能做到按各自的需要 布系统发布利用、提供查看,变被 动为主动。整个过程通过计算机 的扫描仪、相机、条码机、复印机、 对各模块做必要的改进、扩展,同 操作自动完成,不仅使档案管理 打印机等设施。基础设施建设的 时预留与学校其他信息化分系统 人员从繁重的手工劳动中解脱出 核心是网络