高校档案管理的多元化发展趋势.pdfVIP

档案管理 高校档案管理的多元化发展趋势 李剑虹 (广东机电职业技术学院，广东 广州 510550) 摘 要：对于我们的高校档案管理，是如何抓住高等教育的快速发展的一个伟大的历史机遇 ，以适应社会的发展和高校本身的发展需要，加快推 进现代化的记录管理和信息技术流程 ，科学，准确，快速的发展社会信息服务，高校档案管理的多样性设计与高校档案馆多元化建设，都为高校档案 馆带来专业化的改变，常见的多技术水平的发展为高校档案管理方面带来了巨大的改善。 关键词：高校档案管理；发展趋势；多元化 1高校档案管理的多元化发展需要 r 高档案的管理效率。 1．1高校档案馆和管理职责的多样性 网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进 高校档案馆是高校和二级学院内之间的重要环节，但也是外界的 入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，为档案利用 高校相关人员、设备、项 目等其他单位部门和个人的描述和保证之间 而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚 沟通的关键，从这个角度看，它是在高等教育的各级组织安全工作的 至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理 基础上，以政府部门为依据的工作。首先，高校的档案管理它的基本 工作。 任务包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提 数字化档案管理使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数 供利用等工作。它被保存在高校的档案馆中，为教学、科研、党政管 字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书 理和后勤工作服务，教书育人和服务育人服务，提供有效的凭证。所 处理部门将收文或发文都输人到计算机中，各级部门可根据 自己的权 以，从过程的基本特征的角度来看，高校档案管理本身是一项基本包 限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档 含非常广泛的社会服务和责任的工作。其次，档案整理编目，鉴定统 时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数 计，存储和其他相关工作完成后，为了更充分地打开档案和使用档案 据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案 数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。 分类设置相应种类的搜索工具，对档案进行编辑和研究工作，根据档 案管理的发展，出版了相关的历史材料，对不同需求的档案信息资源 在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工 的开发和利用是必要和有益的。最后，根据档案的使用频率，使用范 作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数 据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机 围的其他方面的差异，而且还可以区分机密档案和综合档案馆等，或 管理的 “瓶颈”问题，已不复存在。 相应的满足不同的记录、存储和管理设施的实际需求以及安全支持方 自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪8O年代后 面，采取不同的方式重新分类。档案工作的基本任务包括五个方面的 内容：第一，坚持集中统一管理档案的原则；第二建立国家档案工作 期以来，高校档案馆 自动化建设经过1O多年的努力，开发出数百个 自 制度；第三，科学地管理档案，大力开展档案信息资源；第四，逐步 动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基 实现档案管理的现代化；第五，使档案工作更好地为党的总任务、总 本实现了收集、整理、编 目、检索、利用等主要服务功能的自动化管 目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。 理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工