实践《婚姻登记档案管理办法》的几点思考.pdfVIP

幽垂告警l业务建设 民政部、国家档案局于2006年1月23日发布了 《婚 机关同一年度四类婚姻登记性质的材料均有产生的， 姻登记档案管理办法》 (下称 办《法》)。 《办法 那么这个婚姻登记机关该年度至少有四个案卷的档号 确定了婚姻登记档案工作的管理原则和体制，对婚姻 是相同的。这种做法偏离了档案学一再强调 “档号 登记档案的归档范围、整理方法、保管期限和查档服 不得重复”的原则 ，虽然我们可以在整理时把婚姻登 务等都做出了详细、具体的规定。从制度上保证了婚 记档案按不同类别分类分别装入档案盒，并在盒脊上 姻登记档案工作的规范化管理和档案的齐全 、完整与 注明婚姻登记性质 ，但终因档号相同问题 ，在提供利 安全。但是在现实工作中，遇到一些实际操作 问题 ， 用、案卷进出频繁的情况下，难保不会出现档案存放 现谈一下个人的看法，以供商榷。 错位问题。同时因为档号重复，也可能给制作档案证 一 、 档号编制有待进一步规范 明带来一定的影响。长期以来，档案馆 (室)在制作 按 办法》第十条的有关规定 ，婚姻登记材料立 档案证明时 ，一般都会标注档号 (全宗号、目录号、 卷归档的原则与方法是：把 “一对当事人婚姻登记材 案卷号、页号)来指代材料的出处。在档号没有重复 料组成一卷”，固定案卷后 ，进行分类，而后在卷内 的情况下 ，这种指代是单一的。一旦档号重复，这种 文件首页加盖归档章，并填写有关内容，最后按卷号 指代则是群体的，容易引起疑义，影响了档案证明的 顺序装入档案盒，填写封面、盒脊、备考表。 严肃性。 《办法》附件6设置了婚姻登记档案 目录封面 这种整理方法与 《归档文件整理规则》 (以下 式样 ，其中没设置 “目录号”项 目，笔者认为，婚姻 简称 《规则》)的有关规定有很多相似的地方，这对 登记档案的归档章最好还是加上 “目录号或类别号” 已按 规则 整理文书档案 的专业人员来说并不陌 项 ，这样既可以保持案卷编号和档案 目录封面设置项 生，按照常理轻车熟路地操作即可 。但在实际操作中 目前后呼应 ，又解决了档号重复的问题。 却并非如此。 办法》与 规则》虽然都设置了归档 二、建立婚姻档案 目录应适应信息化要求 章，但两者所设置的项 目仍有较大区别 ，这种区别直 婚姻登记 由乡镇人民政府办理时，婚姻登记档案 接影响了具体操作。 办法 所设置的归档章项 目有 具有明显的地域特征，在手工检索的情况下，人们可 全宗号、年度、室编卷号 、馆编卷号和页数等5项 ， 以根据地域特征查找档案 ，相对比较方便。而婚姻登 比 规则》少了 “保管期限”和 “机构 (问题)”两 记改由县 (市)婚姻登记机关统一办理后 ，婚姻登记 个项 目。因 办法 规定婚姻登记档案的保管期限为 档案按办理时间顺序排列，地域特征不再存在。栖霞 l)【(】年，不设 “保管期限”项 目是可行的。但不设 “机 市每年办理婚姻登记业务量在四千件左右 ，从1987年 构 (问题)或 目录号”项 ，在档号编制上就会出现重 至今，累计有十万件之多，如果仍然采用手工检索， 复问题 。 办法 规定 “婚姻登记档案按照年度—— 难度太大。因此，婚姻登记档案必须依托计算机档案 婚姻登记性质分类。婚姻登记性质分为结婚登记类、 目录来进行检索，才能高效地实施档案服务。婚姻登 撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记类四类。” 记机关向本机关档案室或向综合档案馆移交婚姻登记 《办法》还规定了室编卷号的编制方法：每年每个类 档案时，应同时移交计算机档案 目录数据。建立婚姻 别分别从 “1”开始标注 。这样 ，如果一个婚姻登记 登记档案计算机 目录，比较可行的办法是以 “婚姻登 30l幽车．掌学skanJongd~nan 业务建设 幽李皇．学 记信息管理系统”的 目录数据为原型，然后根据档案 三、合理界定档案利用的 目的 检索的基本要素 ，补充必要 的全宗号 、年度、 目录 婚姻登记档案管理办法 对婚姻登记档案的利 号、卷号、时间、保管期限和解密划控等著录项 目， 用做出了严格控制的规定。该办法第6款规定 “其他单