高校档案信息化建设的思考.pdfVIP

2010年 9月 合肥师范学院学报 Sep．2010 第 28卷第 5期 JournaIofHefeiNormalUniversity Vo1．28No．5 高校档案信息化建设的思考 陈希琳 (安徽广播影视职业技术学院，安徽 合肥 230022) [摘 要]高校档案信息化建设 ，要以档案资源数字化建设为基础，完善档案信息标准化、规范化体系，加强档案信息安全 保障体系建设。要培养档案管理人才，创新服务机制，提高全体教职员工的档案管理意识。 [关键词]高校；档案管理；信息化 [中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1674—2273(2010)05—0131—02 随着电子信息为核心的高科技的迅猛发展，我们进入一个 档案保管方式，所以必须要加强高校档案信息的安全保障。 电子化、信息化、网络化、数字化的新时代。作为社会主义文化 第一，要保护上网的信息的安全 ，从进 口、传输、使用三个方 建设的重要组成部分，高校档案信息化建设已是势在必行。 面采取安全保密措施，防止失密、泄密事件的发生。第二 ，综 一 、从数量要求转 向质量要求 合运用已有的防护措施 ，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络 (一)加强档案资源数字化建设 安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等。第三 ，不断 数字化的档案资源是档案信息化建设的基础。加强档 研究和探索新的安全防护技术，确保档案信息资源的安全、 案信息资源数字化建设 ，一是完成馆 (室)藏档案 目录的计算 有效和网络系统的正常运行。_l】 机录入 ，由案卷级向文件级过渡，建立和完善计算机检索系 二、管理模式 由传统转向现代 统 ，实现馆(室)藏档案全部机检。二是有计划分步骤地对馆 计算机网络正在越来越多的工作领域被应用，计算机的 (室)档案进行数字化加工和处理，逐步推进全文数据库和多 优势就越来越多的被呈现，如何利用计算机网络为高校档案 媒体数据库的建设，实现档案全文信息查询。具体来说，一 信息化建设服务就成了当前高校档案管理人员不得不思考 般纸质档案可以直接输入电脑转化成数字化档案 ；照片、底 的问题，相应的，完善档案管理制度、加强档案管理人员队伍 片、图纸档案可通过扫描形成 图像文件后再刻录成光盘保 建设势在必行。 存；录音录像档案也可以通过相应的应用软件进行保存。三 (一)充分利用网络优势，实现管理模式现代化 是规范电子文件的归档工作，加强对电子文件收集、鉴定、著 计算机的应用，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫 录、归档等工作的监督指导，确保有价值的电子文件及时、完 描技术的普及 ，为档案管理模式的创新提供了强有力的技术 整地归档。四是要注重档案管理工作与办公 自动化的同步 支持 。磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码图像数据库 发展，实行纸质文件与电子文档一体化管理，进一步扩大网 的出现和应用 ，使档案管理的手段从纸质走向电子媒介，过 上归档功能 ，提高归档工作效率 。五是积极创造条件 ，建立 去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所 校园内的现行文件 目录中心。 替代。_2]要充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式 (二)完善档案信息标准化、规范化体系 多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。 高校档案信息化建设中的重要工作之一，就是制定档案 高校的优势在于具有完善的校园网，校园网使档案工作 信息化管理的标准和规范。应遵循有关规定精神和档案著录 发生了质的变化