E-mail在办公网络中的应用.pdfVIP

维普资讯 F-maiI在办公网络中的应用 边俊伟 张亮 ’ 目前．人们普遍将关注E—mail的 的工作又相对独立．需要为每个人提 E—mail方式传递公文。不必记忆各单 目光集中在了Internet上．而忽视了其 供相对独立的文件 目录和存储空间。 位、部门、时间代码，而是将文件名直接 在非 Internet环境中的应用，尤其是在 网上信函传递更需要较为独立、保密 用做邮件名在网上传递。收件人看到邮 办公网络中的应用。其实。在非 Internet 和安全。 件名便知道邮件内容．对用户而言界面 环境的办公网络中使用E—mail．也可以 需要文件签收记录。网络环境里的 非常友好。 象在 Internet环境中一样．将E—mail的 公文是无纸化的电子文件．文件在网络 4．符合公文处理规范 特点充分发挥，将工作效率大大提高。 中传递．不需要工作人员面对面进行签 如果在邮件中添加了 “要求回执” 但是．E—mail在各类办公网络里的应用 收．因此客观上要求网络提供文件签 属性．当收件人从邮件服务器中取走邮 优势．远远没有被广大网络管理人员和 收、处理、批复、转发、归档、信息反馈等 件后．发件人可以收到一份 由邮件服务 网络用户充分认识，甚至在一些办公网 能力。 器 自动发出的回执。告诉发件人邮件已 络中根本没有使用E—mail。甚至．一些 公文处理要求及时。公文在网上传 被指定的收件人收到．确保公文被传递 办公网络的应用水平相当低．仅仅提供 递．需要及时提醒用户，有公文进入计 到收件人手中。 目录文件共享而已。 算机，并提醒用户是否已阅读，及时批 5．信息交流方便 在各类办公网络中还存在另一个 办公文。公文格式繁多。在网上传递的 由于与 Internet网络保持一致．无 值得注意的问题．即系统软件应用水平 公文要求保持原格式，不得因网上传递 须各种文件格式转换．有利于信息在整 不高。例如没有充分应用 Windows98／ 造成任何更改。 个网络中交换。如果公文需要向Internet 2000PAP等基本操作系统．或Office2000 一 文多发。在办公网络中，有很多 网络发送。或从 Internet网络中接收信 等主流办公系统提供的辅助软件。如： 通知、广播信息、报表等向多个用户同 息．直接使用微机中的E—mail邮件软件 Windows98／2000中的 “收件箱”、Win— 时传递．需要网络提供 “一文多址”转发 即可。 dowsNTPAP 中的 M“essage”、Microosft 能力。 6．传递方式灵活 Office2000中的 “OutlookExpress”等。其 二、办公网络中应用 E—moil的 如果设定E—mail传递方式为 “立即 实．像 WindowsXP这样的新一代操作 优势 发送”．则可以将E—mail在网上实时传 系统，都提供诸如 M“essage”这样的E— 1．无须安装软件 递；如果将E—mail储存在本机或邮局 mail邮件软件．可以直接使用这些随操 现今流行的操作系统中几乎都内 中，设定一个时间，则可定时收发邮件 作系统提供的邮件软件．进行E—mail邮 含有处理E—mail的组件．例如上面已提 或手工收发 件 网上通信。本文以MicrosoftOffice 到过的Windows98／2000／XP中的 “收件 7．效率高 2000中的OutlookExpress邮件环境为 箱”、WindowsNT中的 M“essage”。另外， 一 方面，由于办公 自动化技术发展 例．对E—mail在办公网络中的应用作一 一 些办公系统软件中也