浅议企业电子文件的归档与利用.pdfVIP

堑塑墅堑塑塑 2( ) 08．06 浅 议 企 韭 电 子 文 件 的 归 档 与 刺 用 口杨延红 电子文件是能被计算机系统识 2、企业ERP、财务软件系统上 操作者的不慎操作都会给 电子文件 别、处理，并按照一定格式存储在 的人事、财务数据及电子报表等。 带来灾难性后果。 磁带、磁盘或者光盘等介质上。并 3、企业专用软件生成的电子文 因此．电子文件在保管条件的 可以在 网络上传递的数字代码序 列。 件 ．如CAD设计图等 要求上．较之传统的纸质文件更加 在计算机显示器或者打印机上看到 4、企业购置、开发的软件系统 特殊，难度也更大。 的文字、图纸等构成的电子文件形 等。 2、数据 易于修改。电子文件 的 态，只不过是 电子文件的某种输出 如何利用和保护这些 电子文件 内容及格式的变动．都是极容易做 形式而已。过去、现在和将来，使 和 电子档案 已经成为我们需要思考 到的，且改动后不留痕迹 。在网络 用纸墨、照片形成和传递的政府机 和急待解决的问题。 上传递的电子文件也有可能被非法 关公文以及 图书、图纸、图形、影 电子文件有别于传统的纸质文 截获或更改．这直接影响了信息的 像、文献资料、科技情报、商业信 件．存在 一些潜在的不安全 因素： 真实性、原始性。 息。都可 以利用计算机进行处理。 l 、数据容易丢失。电子文件数 3、数据复制容易。通过计算机 而且 电子文件越来越被政府机关、 据存储于光——磁介质中。属非直 或网络的简单操作。就可 以将电子 企业、社会 团体 以及个人广泛地认 读性信息．它必须依靠存储介质和 文件拷 贝到别 的存储介质上．使得区 识和应用 ．成为势不可挡的潮流。 相关的计算机软硬件环境 。通过复 分原件 与复制件变得困难 ，对有密级 企业信息化的不断发展．电子 杂的编码和解码过程 ．才能提供利 的电子文件来说．泄密的可能性将大 文件的应用也越来越广泛 ．企业形 用。存储介质的损坏( 如光盘多次 大增加。 成的电子文件主要包括： 读取形成刮伤。磁盘磁化等) 、早期 针对 以上电子文件的不安全因 1、企业办公网络上流转的文 的存储介质现在 已无读取设备、特 素和 电子文件的特点，电子文件归 件 。如企业发文、发函、电子邮件 定的文件格式现在已无软件支持、 档、利用也有其 自身的特点： 等。 电脑病毒和网上黑客的侵扰 。以及 l 、采用先进 的计算机和网络技 来不便。 系统要求相联接 。当借阅者需要借 借阅人持智能借阅卡刷卡进入 如果开架借阅新手段的实施， 测时．持有特制功能智能卡进入档 档案管理区域一刷卡打开计算机检 那就首先要对借阅对象实行更严格 案管理区域，刷卡可进入 。刷卡可 索系统一根据计算机系统提供的档 的要求．对有条件的借阅者要求务 开机查阅，刷卡出口登记需借阅的 案数据进入档案库房一跟随库房的 必持有特制的智能卡方可借阅。现 档案案卷。一卡多功能使档案借阅 各级标识导入查找自己所需要的卷 在许多企业采用一种新型特制的智 流程做到了检索智能化、借阅利用 册位置一在出口处把每一份所要借