高校档案管理信息化存在的问题及对策.pdfVIP

第22卷 第 1期 重庆电子工程职业学院学报 Vo1．22 NO．1 2013年 1月 ournalofChone0ingCollegeofElectromcEnmneerin lan．2013 高校档案管理信息化存在的问题及对策 王建宇 (南通航运职业技术学院，江苏 南通 226010) 摘 要：档案信息化是我 国档案管理工作所面临的一项紧迫任务，也是高校档案管理部 门的一项主要工 作 内容。文章阐述 了现阶段高校档案管理信息化存在的问题，并就此提出了加强高校档案管理信息化建设 的对策。 关键词 ：高校档案 ；信息化 ；问题 ；对策 中图分类号 ：G712 文献标识码 ：A 文章编号：1674—5787(2013)01—0105—03 信息化是人类进入 20世纪后社会生活方式 的 能满足现阶段档案管理工作 的基本需要 ．但并不适 又一次变革 档案管理信息化建设是国家信息化战 应档案管理信息化发展的需要 ．尤其是早期使用的 略的重要组成部分 ．也是档案管理事业顺应时代发 一 些软件缺少与 OA系统互通数据的网络接VI．不 展的必然要求 高校档案管理部门应审时度势 ，抓 具备网络使用的拓展功能 三是大部分高校都没有 住机遇 ．立足本职工作 ，结合高校实际情况 ．采取形 建设专门的档案管理网络 ．即使建设了档案管理 网 之有效的措施 积极开展好档案管理信息化建设。 络 ．也没有及时地更新和完善 ．根本无法满足档案 1 档案管理信息化的涵义 信息化的需要 著名的档案学教授张照余在 《档案信息化理论 2-2 档案信息资源数量不足和质量不高 与实践》一书中提出：“档案信息化是指在国家档案 一 方面 ．大部分院校档案管理部门的档案信息 行政管理部 门的统一规划和组织下 ．在档案管理活 资源只有档案 目录数据库 ．而档案全文数据库 资源 动中全面应用现代信息技术 ．对档案信息资源进行 很少 。甚至没有 ：另一方面 ，个别高校档案管理部 门 处置 、管理和提供服务。”通俗地讲 ．档案信息化就 片面追求档案资源的数量 ．对数字化档案管理资源 是指档案部门运用现代信息技术．加强档案信息资 不加选择 ．不做需求分析 这不仅浪费了宝贵的人 源的收集 、整理 、开发和利用，是传统档案管理业务 力、物力、财力 ，而且大量低价值甚至无价值的档案 向网络环境迁移 ．其实质就是档案管理与信息网络 数据 占用 了宝贵的存储空间．加重 了基础设施建设 手段的结合 档案信息化的主要 内容包括档案信息 的负担。 化基础设施建设 、档案信息资源建设 、档案管理应 2．3 缺少统一的标准和规范 ．存在信息 “孤岛”现象 用系统建设 、档案信息化法规和标准建设 、档案信 一 方面 ，由于缺乏统一的标准和规范 ．目前使 息化人才队伍建设 、档案信息安全保障体系建设。 用 的各种档案管理应用系统 的数据库结构不尽相 2 高校档案管理信息化建设存在 问题 同，缺乏兼容性 、通用性 ，导致档案系统生成的数据 2．1档案管理信息化的基础设施相对比较薄弱 无法在不同的系统中识别和直接利用 虽然数据迁 一 是多数高校档案管理部 门除了配备计算机 、 移可 以实现软件间的数据转换 ．但是仍然无法保证 打印机 、复印机等最基本的信息处理设备外 ．普遍 原数据百分百地转移到新系统 中：另一方面 ．高校 缺乏诸如档案管理专