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关于顺德区镇级建设部门档案管理的思考 张秀芝 【摘要】城建档案是科技档案的重要组成部分。它是在城市规划、城市建设和建设管理等活动中形成的具有保存价值的图表、图纸、文字材料、计算材料、照片、录音带等，经过整理归档中保管来的各种城市建设文件材料的总称。有了准确的城建档案，既能避免城市建设中的盲目施工造成的损失、又能提高工作效率和保证工程质量、节省建设资金。近年顺德区各镇的城市建设水平日新月异，建设成绩有目共睹，但在日常生活中一条路被重复开挖的现象却屡见不鲜，造成了人力、物力、财力的浪费。其原因之一就是没有充分利用城建档案这种珍贵的“技术资源”。实际上，目前全社会普遍存在对城建档案的价值判断失当的现象，要扭转这一定势思维，须以行政手段推进依法治档、加强资金投入建设室库设备、健全内部管理制度、建立工作目标考核和加强业务指导联系、工作人员不断提高自身素质，使城建档案管理的步伐能协调城市建设的发展，及时形成生产力，为地方发展、促进微观经济效益创造宝贵财富。 城建档案是科技档案的重要组成部分，它是在城市规划、城市建设和建设管理等活动中形成的具有保存价值的图表、图纸、文字材料、计算材料、照片、录音带等，经过整理归档中保管来的各种城市建设文件材料的总称。城建档案是城市规划、建设、工程维修的重要依据，是征用土地和解决产权纠纷的法律凭证，对城市的长远管理起着不能取代的重要作用。 一、顺德区镇级建设部门档案管理的现状 （一）职能变化情况 顺德区现有大良、容桂、伦教、北滘、陈村、乐从、龙江、勒流、杏坛、均安共十个镇（街道办），各镇的建设部门自2003年10月起经历了一系列职能演变过程，用图表方式表示如下： 从图表分析知：①由于办公场地搬迁较频繁，易造成材料分散或流失；②由于岗位变动部分“活字典”调离，易造成原本连接的工作记忆断裂。以上，给我们的档案工作者提出了一个崭新的课题：如何才能配合职能变化与时俱进管理好城建档案，让这项基础性工作更好地为城市建设的发展和各项工作服务？ （二）档案室设置情况 序 号 单 位 名 称 档 案 管 理 情 况 镇 ︵ 街 道 办 ︶ 城 建 办 规 划 办 国 土 所 房 产 所 1 大良 3 1 城建办竣工档案已移交给区，2003年后其余三个部门各自管理形成档案，国土所档案已整理，用Excel查找。 2 容桂 3 1 1 城建办集中管理四个单位2003年前形成的各种档案材料，2004年后形成的材料各自管理，大部分非竣工档案已归档。 3 伦教 1 1999年规划、国土、房产档案已通过省一级评定，后续材料由城建办归档，2004年后形成的材料各自管理，有非竣工档案软件。 4 北滘 1 1 各单位各自管理所属材料，并已初步整理，用Excel查找。 5 陈村 1 城建办集中管理城建、规划、房产的档案材料，有非竣工档案软件，已归档会计、荣誉档案。拆迁、报建、验收材料正在分类中。 6 乐从 1 城建办集中管理四个单位的档案材料，已归档部分国土专门档案、报建验收材料正在整理中，有非竣工档案软件。 7 龙江 1 1 1 ①2002年通过规划、国土、房产档案的省一级管理评定，有非竣工档案软件。 ②2006年4月理顺各自管理关系。 ③城建办于2006年5月引入竣工档案软件，7月起着手整理竣工档案。 ④2006年12月18日国土所通过省特级管理评定。 8 勒流 1 1 1 1 各自管理所属材料，大部分材料已归档。用Excel、档案目录方式查找已归档材料。 9 杏坛 1 1 各单位各自管理所属材料，正逐步开展整理。 10 均安 1 国土、规划集中管理四单位档案材料，已归档大部分个用、征地、报建、验收档案，有四个模块的档案软件。 从上可知，现各镇建设部门城建档案的管理已具备了一定基础，但在室库设置、计算机管理等方面还有再作进一步发展的必要。 二、城建档案管理存在的问题及原因 （一）价值判断失当造成不能充分认识城建档案对城市长远管理的重要作用 有学者将档案描述为是一种文化财富，城建档案管理是档案管理的一朵奇葩，可谓重中之重。对于现时城建档案管理未能与建设水平同步发展的现状，笔者认为主要症结在于：重建设、轻档案。大多数部门把建设放在一个首要的、极其重要的位置，在十来年间，各镇中心区、工业区如雨后春笋拔起，可谓有气魄大手笔，但对终端管理——城建档案管理投入的却是不成比例。交通、商住楼、教育等建设动辄十、百万元，总投入数亿搞“物质资源”，却鲜有拿出杯水的百万分之一的资金去投资城建档案这项珍贵的“技术资源”！ 轻档案的根源在于哪里？档案管理是基础性工作，不能直接产生经济效益，容易使人忽视城建档案作为城市管理长远投资的必要性，忽视