如何编制制度.pptVIP

为什么需要制度？ 一、术语定义、文件架构、分类和编制职责 （一）有关的术语定义 管理：指挥和控制组织的协调的活动。 程序：为进行某些活动或过程所规定的途径。 文件：信息及其承载媒体。 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 体系：相互关联或相互作业的一组要素。 管理体系：建立方针和目标并实现这些目标的体系。 1、什么叫管理文件？ （三）文件分类 （四）文件编制职责 立法 二、怎么编写制度（依程序文件为例） 编写文件六步骤 （一）现有文件流程的盘点和评审 课程练习一 （三）文件的策划。确定拟整合、废止和新建立的文件 举例： 人力资源中心编制《绩效管理规定》时：需要对各单位现有的各种绩效制度进行评审。确定哪些将被废止、合并或哪些需要新建？ 提 醒 1）文件数量并非越多越好或者越少越好，而是基于满足需要。 2）并非所有管理活动都需要建立文件，而是要基于该活动的复杂或工作结果（质量）影响度大小，从而决定是否需要建立基于标准化的文件。 3）形成文件本身并非目的也无价值，其价值在于能指引工作达到策划的目的。 4）策划时避免重复建立文件，或策划建立文件不足造成管理盲点。 （四）绘制设计流程图 流程的层级示意图 （五）讨论并确定未来流程图 （六）制定并形成制度文本 1）按照流程图的过程顺序进行编写描述 2）整合经识别的法律法规、体系标准和其他要求，并将其写入制度 3）按照不同文件选择合适的文件格式和文件要素要求 4) 明确覆盖范围和边界，梳理衔接关系，确保文件的充分、适宜 开始着手制定文件初稿！ 《文件格式》 提 醒 1）文件语言应严谨客观简练。杜绝“文艺性”（文艺修辞和情绪）。 2）让人看的懂。使用通俗易懂的表述方式（图、表、文字）。 3）尽量简短。避免多余的废话。 4）确保逻辑性（PDCA方法） 5）要求记录的要确保有价值。不要制造“垃圾”。不要表单“泛滥。” 6）警惕过量的“以罚代管”和“务虚” 7）条款设立要识别内容属性，文件内容的条款表述应是统一的。 例子：ISO9001:2008中的条款 案例分享：  《管理文件管理规定》 三、制度审核、会审 课程练习二 四、文件的校核、会签 五、文件的文件的批准、发布 六、文件的分发、借阅、调换、补发 七、文件的培训、实施、修订和检查 八、文件的回收、废止、销毁 《规范、标准、细则文件格式规范》（简洁版） 适用于篇幅不长、无流程图的三阶文件 《规范、标准、细则文件格式规范》（标准版） 适用于有流程或篇幅较长的三阶文件 三阶 《规定文件格式规范》 《XX管理规定》 二阶 《总则文件格式规范》 《XX手册》、《XX总则》 一阶 适用的文件格式 文件范围 阶层 文件编制完成后，编制人提交给《文件编制、评审、审批权限表》规定的审核人进行审核，审核内容如下： a)文件要求是否充分、适宜和有效。 b) 文件要求是否符合法律法规、体系标准和《总则》各项要求。 c) 文件格式要素是否规范，完整。 文件审核通过后，一阶、二阶的文件由编制人组织会审（必要时，三阶文件也应会审）。会审以会议方式举行，会审人员由文件编制部门组织，可邀请该专业资深人士、流程上下流客户、执行人员、关联部门代表参加，亦可按照《文件编制、评审、审批权限表》的会审人员。文件会审内容如下： a) 文件要求是否充分、适宜和有效。 b) 文件要求是否符合法律法规、体系标准的和《总则》的各项要求。 c) 文件要求是否具备成熟度，是否属于当前最佳的解决方案。 文件会议评审后形成记录，将拟发布的管理文件在OA系统 “规章制度发布”模块发起流程. 行文是否规范？语言是否简练？是否通俗易懂？ 9 是否符合文件格式要素要求？ 10 是否满足其他必要的要求？ 11 表单记录 关联文件 规定内容 流程图 术语 范围 目的 文件项目 文件要求是否适宜、科学、合理？是否具备足够的成熟度？ ８ 对于记录的要求是否可行？有追溯价值吗？重复？遗漏？ 13 索引文件是否有架构和流程上的衔接关系？ 12 是否整合承载了法律法规、体系标准及《总则》等其他要求？ 7 是否良好的解决和其他文件的架构衔接关系？（上下左右的关系） 6 是否按照流程图中的逻辑顺序进行描述？要求是否充分？完整？ 5 是否有流程图？按照《流程图评审表》对流程图进行评审 4 是否针对文件中专业的术语进行精确的释义？ 3 是否