01.文件管理制度.docVIP

总则 文件递交签收表》中详细登记文件内容、报送日期、部门、接件人等事项，避免文件遗失。 文件的日常管理 公司的文件资料由综合管理部统一收集、保管、控制，其他部门协助综合管理部，为其提供支持。 综合管理部按照资料文件的密级、内容、大小、使用部门等要素将文件资料归档并加盖密级印章，妥善保管，方便查询。 公司的文件资料禁止外传、外流，一经发现记一类违纪一次。 各部门在使用文件时应妥善保管，不得在文件上乱写乱画，否则给予严厉处罚。 负责文件保管的人员在离职前要做好文件的交接工作，否则不予办理离职手续。 文件、公函的收发 到达文书全部由综合管理部接收，并按下列要求处置。 一般文书予以启封，并分送各部门。 私人信件直接送收信人。 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“快递发送登记本”上作好登记。 需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人 姓名等内容，必要时还需交综合管理部回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。 文件借阅 文件涉及公司大量内部秘密，综合管理部需指派专员对公司的文件资料进行保管。 公司的文件资料一律不允许外借，综合管理部人员复印文件资料时必须得到综合管理部经理的审批同意。 员工需要借阅相关文件资料时，经部门经理审批同意后到综合管理部提出借阅申请，经综合管理部经理审批同意后方可办理借阅手续。 综合管理部经理应根据文件资料借阅申请人的权限谨慎审批。 综合管理部人员必须做好文件资料的借阅登记工作，借阅到期后要及时将文件资料收回、存档，若因综合管理部人员的工作失误造成文件资料的外流，由当事人承担全责。 文件换版与销毁 各执行部门的文件因自然损耗需要更换时，可向综合管理部提出申请。 综合管理部确认文件需要更换后，先收回旧文件，后发新文件。 收回的就文件应及时销毁，以免外流。 综合管理部应定期整理文件资料，将不需要、过时的、用过的文件资料进行造册登记，准备销毁。 销毁文件资料的目录必须得到综合管理部经理的批准，严禁未经授权擅自销毁文件资料。 文件管理的奖惩 凡报送文件都应该校对、审核。如有错别字，将对责任人处以20元/字的罚款。 对未按规定进行文件签收而造成文件遗失的，对责任人处以人民币50元得罚款。如因机密文件被泄露，经公司造成损失的，视其造成损失的大小，给予记二类违纪一次，直至解雇。 对随意泄露机密文件内容的，视其对公司造成损失的大小，对责任人给予处罚。 对于外来文件，若因未及时传送到相关部门而给公司造成损害的，对责任人给予处分。若造成经济损失的，相关责任人应承担损失部门的70%。 对报送文件，若未经分管领导审批，对责任人处以人民币50元的处罚。若给公司造成损害，视其情节轻重，给予一类违纪。 附则 本制度由综合管理部负责制定，其解释权与修改权归综合管理部所有。 本制度由总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实施。 文件管理制度 编号 HNCJ-ZH-XZ-01 版本号 A/0 生效日期 2011年7月1日 文件管理制度 第1页 共4页