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关于档案信息电子化问题的研究 薛 文 (黑龙江丁商职业技术学院，哈尔滨 150080) 能仅仅满足于一般的计算机操作。从 目前看，许多 文摘编号 ：1005—913X(2009)12—0l15一CA 档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处 摘要：随着办公 自动化、无纸化等事物的出现 ，档案的 理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术 生成方式发生很大变化，而档案软件没有信息管理功 水平偏低 ，甚至有现代文盲现象。尽管引进 了现代 能，缺乏通用性。各档案部 门开发的软件不能互用 ，并 化设备，仍不能充分发挥作用 ，就谈不上档案信息 且没有一个适用于文件检索邮用于档案管理的计算机 电子化了。 管理软件系统，不能 快捷地 出版信息编辑成果。 二、档案信息电子化的发展趋势 关键词 ：档案信息；电子化 ；光盘保护 办公 自动化 、无纸化等事物的出现，使档案的 中图分类号：G250．7 文献标识码 ：A 生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催 文章编号 ：1005—913X(2009)l2—0ll5—02 办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行， 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么 一 、 档案信息电子化的现状 档案也 自然以机读形式存在，这些档案的利用方式 (一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性 与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化 档案部门使用的计算机型号不一，规格各异， 预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘 各 自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于 为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内 文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软 容，这些信息可能来 自不同的机读形式的档案中， 件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作 管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果 ，这制约 者义不容辞的责任 。不失时机地提供有价值的档 了档案信息电子化的进程 。 案信息，必须有一个 “去粗取精 ，去伪存真”的过 (二)档案，信息和网络建设的形式 程，使得机读形式的档案信息具有系统性 、真实 在我 国至今还没有建立一个达到数据交换的 性 、有价值性 ，用户才能获得更为完善的服务。由 机读 目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式 此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必 各行其是，层次不一，规范性 、开发性 、服务性、共享 然趋势。 性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 三 、档案信息电子化的益处 (三)标准化、规范化工作有待提高 (一)可充分利用和发挥现有微机 的潜能，提高 档案信息管理电子化的前提是基础工作的规 利用卒 范化和标准化 。但由于历史原因，馆室藏档案业务