信息化背景下档案管理问题的探讨.pdfVIP

嗣囵墨 霉圈 2~NO．12 。 h 图书与档案 信息化背景下档案管理问题的探讨 孙景 忠 门 妍 (哈尔滨市第五建筑工程公司，黑龙江 哈尔滨 150000) 摘 要：随着信也技术酌迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，企业档案管理的信息化建设成为一个备受关注的热点。文章 从企业档案管理信息化建设的重要性出发，分析当前企业档案管理信息化对档案管理的影响，并提出引导档案管理向信息化发展的途径。 关键词：档案管理；信息化；建设途径 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋 到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信 求的档案信息化管理，就必须建立健全适应信 势。企业档案管理信息化，就是利用数字化、信息 息的核心部分甚至接收不到档案。他们必须在 息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制 存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技 产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职 度，收集、归档、鉴定制度 ，以及安全管理与责任 档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案 目 能。参照国家有关文件制定出相关的档案管理 追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的 录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现企 制度，提请企业信息集成系统的编制人员在其系 相应环节之中。没有档案管理的信息化，企业信 业信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、 统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴 息化就不完整，而离开企业信息化，档案信息化 经济效益和社会效益。 定、归档、保存、利用等档案管理内容。企业档案 也无从谈起。 1企业档案管理信息化建设的重要性 工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的 3．3要加强对电子文件和电子档案管理方 企业档案管理是企业生产、经营中必不可 档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护 法的研究 少的～个有效手段。企业档寞管理不仅是维护 档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握 适应企业信息化发展要求、创新企业档案 企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证 电子档案信息的收集、管理。 管理模式，必须加强对电子文件和电子档案管 据，也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及 3积极引导、加快企业档案信息化建设 理方法的研究。电子文件和电子档案管理相对 历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可 档案部门应当抓住信息时代的机遇 ，在企 于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行政 以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息 业信息系统的管理中发挥主导作用，做好档案 管理部门和企业档案部门应加强将对电子文 化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部 信息系统的建设工作、提高档案信息的使用效 件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及 门从封闭走向开放从档案的保管和利用职能向 率，将档案部门建设成真正意义上的信息资源 系统开发等方面的研究，以适应企业信息化的 信息采集 、管理和服务职能转变，实现档案信息 中心。 需求。2002年国家档案局发布的全《国档案信息 资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优 3．I树立信息意识和服务意识 化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建 质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得 随着市场经济的快速发展和社会的不断进 设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电 当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能 步，特别是信息技术的迅猛发展，信息作为一种 子档案管理系统提供了基础。但是企业必须结 力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以 资源在社会生活中的重要性 日益突出。档案作 合企业的实际情况，结合企业信息技术的应用 往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组 为一种重要的信息资源 ，在信息社会中的作用 和管理流程再造 ，思考企业档案管理模式、管理 织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化 越来越大。过去人们强调档案的凭证功能和保 制度和管理方法。 可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。 密特性，忽视了它的信息功能和信息特性，使档 3．4注重档案信息化工作的标准化和规范