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高校图书馆现刊管理存在的问题及对策 牛 振 恒 安徽科技学院图书馆 凤阳 233100 摘要 高校图书馆读者群集中，教学、科研、学习等对现刊需求的及时性与可获得性更是不可忽视。文章对高校图书馆现刊从订购到装订的全程进行了梳理，指出存在的问题，并针对性地提出科学实用的对策。 关键词 高校图书馆 现刊 ?现刊采购 现刊排架 现刊外借 过刊装订 中图分类号 G255.2 期刊的特点是“出版周期短、内容新，能及时反映最新的知识、研究成果和文学艺术的最新作品”[1]，其“内容虽不如图书成熟、系统、集中，但在促进学术交流和迅速传播知识等信息方面有着不可替代的作用”[2]。一般高校图书馆都有期刊全文数据库，而这些电子期刊对纸本过刊具有一定的替代作用，又加之教学、科研对最新资料需求的及时性，现刊的利用价值较过刊更为突出。故，如何保证现刊到馆的及时性和在馆现刊的可获得性值得探讨。笔者根据一些高校馆的现刊运行状况，谈几点看法，抛砖引玉。 1 现刊与过刊 何谓现刊？目前对现刊的认识尚未统一，“有人认为现刊是最近一卷或最近一年的期刊，其在下一卷或下一年期刊出之前皆属现刊。也有人认为现刊指最近一期的期刊，在下一期出版之后，前一期就不算现刊” [2]。也有专家指出，现刊是“连续出版物最新出版的一期。在一些图书馆里，现期刊物封面向上放在有坡度的架子上或期刊架上，以便于读者浏览”[1]。但是，也有学者认为“现刊：在一定时间里集中展示以方便读者利用的最新和新近的期刊”[3]。何为过刊？“因对‘过刊’的概念理解不一，故目前对‘过刊’的认识尚未统一”，抽象点说，过刊指“期刊以往的卷期”[2]。有人认为“指早于当前期刊号的期刊”[1]，也有学者认为，“过刊：相对于现刊而言，指现刊以外的所有典藏期刊”[3]。 笔者认为，对高校图书馆来说，应从图书馆期刊工作和读者的利用习惯来理解。在读者看来，阅览室流通的刊是现刊，因为他们利用现刊，首先想到的是阅览室。从图书馆对期刊处理的阶段性看，当年期刊为现刊，此前的期刊为过刊，因为，图书馆一般是把上一年的期刊收齐进行装订，之后放在过刊库流通。图书馆现刊工作的关键是提高管理效率，保障读者的利用需求。 2 现刊采购须保证及时到馆 以前“期刊发行基本上是邮局和编辑部自办发行两种”[4]，而现在，许多民营书商也兼做期刊发行。又由于民营商的折扣高，甚至有很大的回扣，许多图书馆为了给群众多谋些福利或多节约些经费，纷纷投向民营发行商的怀抱，使他们成了图书馆市场期刊发行的龙头。然而，“在商言商”，期刊预定代理商在高折扣情况下，总是尽可能地节约运行成本，于是，“等车”现象不可避免——1个图书馆的期刊往往够1包才发货。更为严重的是，某有名气的书商为了使用自己的物流系统以节省成本，一个地区够一车才发货，使得那些图书馆的现刊变成了“过刊”（往往几期一齐到）。读者对此意见很大，因为，到阅览室的读者，尤其是教学科研人员，总希望看到最新出版的一期刊物。 期刊采购追求经济效益是可以理解的，但务必先保证采购的社会效益——科学订刊，及时到馆利用。当读者的现刊时效性需求得不到满足而要上升到找校长这个程度的时候，图书馆就被动了。比如，某馆在这样的压力下，勉强把重要专业刊从邮局订购，以保障现刊及时到馆。实践比较发现，直接从杂志社订购最快。笔者直接从杂志社订购《出版发行研究》（月刊），其每月初就可以收到上月的刊。杂志社订购往往没有折扣，《中国图书馆学报》2006年每期定价13元个人订户在编辑部订阅，优惠价每期10元Excel在现刊排架中的应用谈谈几点具体实施方法。 3.3 Excel在现刊排架中的具体应用 图书馆现刊管理是能够通过期刊集成系统完成的，如，某馆“采用的大连博菲特连续出版物管理软件，可完成期刊的采访、订购、登录、划到、查询、装订等多种功能，使工作效率极大提高”[10]。 但问题是，有些期刊管理软件虽然各种功能名称都有，落实到实践中，许多功能并不好用，甚至无用。比如，北京某图书馆系统的期刊子系统就无法将期刊订购库的MARC数据转换为Excel输出，就不便于一些实际操作需要，而在现刊排架工作中，Excel起非常重要的作用。我们知道，每年下半年，许多图书馆下一年的订单已经形成，一般都是Excel格式，所订现刊的种数和复本也已经确定。而这个Excel订单就是现刊排架的已有基础。具体应用如下： 步骤一：现刊分类。在Excel订单表中设一列为“分类号”（可以使用其过刊的分类成果），只分类到一级或二级类目即可[11]。 步骤二：现刊阅览室分配。在Excel订单表中设一列为“阅览室”，按计划将具体期刊分配到各阅览室（可以使用代码或具体名称，如，阅览室1、阅览室2……，或学生1、学生2……教师1、教师2……），再按阅览室列进行排序，就可得