电子表格在期刊工作中的应用[J].docVIP

电子表格在期刊工作中的应用 姬天巧 马巧云 河南农业职业学院 河南﹒中牟 451450 摘要：随着信息产业的飞速发展，图书馆现代化建设的步伐日益加快，我院也于1998年使用了北京丹诚公司提供的图书管理软件系统，馆内所有图书都可以使用此软件系统来管理，但是期刊的日常管理工作，还未开发出使用此软件管理系统来管理的方法，实际工作中只能用手工操作，比如：期刊订购、期刊记到登记、期刊合订本登记等等。在工作中如何能够探索出一种新的、比较现代化的管理方法呢？笔者利用电子表格（Excel，以下简称电子表格）来进行期刊日常管理工作，大大提高了工作效率和工作质量。 关键词：电子表格（Excel） 期刊工作 期刊工作现代化 图书馆工作现代化 随着我国信息产业的飞速发展，图书馆现代化建设的步伐日益加快，大多数高校图书馆都使用了图书管理软件系统来管理图书。我们学院也于1998年开始使用了北京丹诚公司提供的图书管理软件系统(DataTrans---1000)，馆内所有的图书、期刊合订本都可以通过加工处理，输入软件管理系统的数据库，通过电脑网络系统来进行借阅、查询等工作；但是在期刊工作的日常管理方面还有一些具体工作无法用图书管理软件系统来完成，而需要手工操作；比如：期刊的订购、期刊记到登记、期刊合订本登记等等，这些问题必然会影响到期刊工作质量和工作效率。众所周知，在信息时代，知识更新周期的不断缩短，以及期刊本身的时效性强、报道及时等特点，决定了期刊工作在整个图书馆工作中的地位在不断提高，首先表现在期刊的数量在整个藏书结构中所占比重越来越大；其次表现在期刊流通量、阅览次数大大超过了图书。为了能够充分发挥期刊的作用，帮助教师做好科研和教学工作，就要求图书馆员认真做好期刊工作，在工作中要勇于创新、善于总结实践经验，把握期刊工作的规律和方法。面对期刊工作中繁琐的手工操作，笔者使用电子表格来代替手工，经过两年的工作实践证明，可以事半功倍，大大提高了工作效率和工作质量，于是将这些经验所得总结一下，与大家共享。具体做法如下： 期刊订购 期刊订购工作，是期刊收集工作的主要内容，它是期刊工作的第一个环节，它的质量好坏直接影响到期刊工作的各个环节，因此做好期刊订购工作很重要。首先，期刊订购工作要坚持一定的原则：不但订购期刊数量和品种要适合本单位实际需要，而且还要保持馆藏的连续性、经济性原则。这就要求订购者不仅要熟悉馆藏情况，还要了解读者的需求、以及本单位的经济承受能力。我院图书馆期刊订购工作是一年一次，为了做好一年一度的期刊订购工作，我首先熟悉馆藏情况，然后广泛征求教师及其他读者意见，对期刊征订目录进行筛选、汇总，然后把选订期刊录入电脑；首先，打开电子表格，录入具体数据，主要内容包括：“邮发代号、期刊名称、订购份数、出版频率（刊别）、单价、季价、半年价”等原始数据。“期刊订单”详细格式见表1： 表1： 应该注意的是，在录入上述原始数据过程中，一定要细心，尽量做到准确无误，因为这些数据的准确与否决定了以后各种计算结果的准确程度。 待所有订购的期刊原始数据录入完成以后，先不要急于计算，而是先把这些原始数据保存一份，以备它用。计算时，为了方便，要先把征订单的原始数据进行排序，排序的关键字可以按“季价”和“半年价”，这样排序后有“季价”的期刊就集中在一起，有“半年价”的期刊集中在一起，然后分别用公式计算出它们的全年价。计算表格详见表2： 计算方法是，在H2单元格里输入计算公式“=D2×F2×4”，然后按“回车”键，即可得出该种期刊的全年价，然后，选中此单元格，当鼠标呈实心“＋”时按住鼠标左键向下拖动鼠标，即可得出所有“季价”期刊的全年价。用同样方法计算出有“半年价”期刊的全年价，然后用鼠标左键单击工具栏里的求和符号“∑”，求出全年价的总和（即为订购价总和）。最后再和期刊征订部门（一般是邮局）核对，准确无误后，订购工作才算完成。 表2： 期刊记到登记簿的制作 期刊记到登记，是为了及时掌握期刊出版发行情况和到馆情况所做的记录，它要求及时准确，又要一目了然，不能随意涂改，而且要详实记载期刊出版过程中的各种变化。做好此项工作，首先要有一个清晰、整齐、美观的记到登记簿。我是这样制作期刊记到登记簿的：首先，打开电子表格，把上述期刊订单的原始数据记录另外保存一份，再对其内容加以修改，保留其中的“邮发代号，出版频率（刊期），份数”等项目内容，其它各项内容可以清除；然后制作记到登记表的“标题行”。期刊记到登记一般是按月份登记的比较多，半月刊和季刊的记到登记略有差别，所以记到登记簿表格的标题行一般制成表3所示的格式。“标题行”制作好以后，还要对整个表格进行页面设置，比如：调整字体大小、页边距、加入页眉页脚、规定标题行的打印范围等等，这样制成的“记到登记簿”才能完整、漂亮。格式详见表3： 表3