传统档案与电子档案并存的理念探讨.pdfVIP

第 34卷 第 9期 湖 北 广 播 电 视 大 学 学 报 Vo1．34，No．9 2014年 9月 JournalofHuBeiTV University September．2014，160~ 160 传统档案与电子档案并存的理念探讨 易朝晖 (湖北广播电视大学，湖北 武汉 430073) [内容提要] 随着时代数字化进程的逐步深入，很多传统的东西都在经历着一场时代的革命，那么在顺应了 数字化的发展后那些传统的做法是否就应该被舍弃了?那么如何结合好传统与现代数字化，已经成为了这个时代 重要的研究话题。对于传统与电子档案的并存问题，也是值得探讨的。 [关键词] 传统档案；电子档案；并存 [中图分类号] G27 [文献标识码] A [文章编号] 1008-7427(2014)09-0160-01 一 、 传统档案的特性 硬盘 已经让磁盘存储消失在人们的视野中，而对于办公软件 第一，作为传统档案的形式，纸质档案 是通过手工执 来讲，0ffice办公软件的版本也是一年一个升级版本。那么 笔录入的，那么这样的档案录入方式就从根本上保证了档案 这一更新换代热潮就相应的对档案信息的录入造成了一定 的原始性，它是最可靠、最真实的体现 。与电子档案相 比较， 的影响。 纸质档案在长期的发展中，已经形成了一定的科学有效机 第二，电子档案具有易更改性。电子档案具有方便快捷 制。它保证了资料的唯一性。作为唯一的表现形式，纸质档 的特点，文字修改功能是十分强大的。虽然这为电子数据的 案是不可进行涂改的，而电子档案却与之不同，是可以进行 操作带来了一定的便利，但是同时，对于电子档案来说，它 修改的。这也是电子档案的缺点之一。 也是其致命伤。由于可以对电子档案进行修改复制、删除粘 第二，对于电子档案来说，它的表现必须是通过电子设 贴，同时在进行这些操作以后不会留下任何痕迹。对于档案 备才能显示出来。不像纸质档案通过纸质进行记录保存，简 的原始性和真实性直接造成了影响。 单明了，便于查找。同时由于纸质档案方便简单易操作，可 第三，电子档案的长期储存问题。纸质档案所用的纸张 以被大多数使用者接受。不会受到客观因素的影响，而出现 是有纤维素组成的，那是可以作为长期保存的。但是电子档 不便于查找的情况。 案的保存就会受到容量大小，存储时间、次数的约束。在早 第三，对于纸质档案来说，它具有储存的耐久性，纸张 起的软盘存储时，是有次数和期限限制的，而现在 u盘、 作为档案信息的载体，不会出现使用受限与次数受限的问 移动硬盘的存储可能会由于存储载体 自身的质量问题或者 题 。纸张主要是有纤维素构成，尽管在一定条件下会出现电 人为的遗失而造成资料丢失。 解现象，但是它的耐久性是非常高的。 三、如何实现传统档案与电子档案的并存 二、电子档案的特性 电子档案的出现和运用对档案管理工作产生了很大的 以计算机盘片，磁盘等化学磁性材料为载体的文字资料 影响。所以，在新时代的特殊环境下，就应该对陈旧的档案 就是电子档案，它的出现是社会发展信息电子化 ，智能化的 理论进行丰富、改进、完善、优化。首先，应该严格的对档 产物。作为记录人类活动的必要方式，档案同样受到了信息 案进行分类界定，对于电子档案的来源、属性种类进行严格、 化发展的影响从而衍生出电子档案这一概念。 细致的分类。以便于更加细致深入的对其进行研究。其次， 电子档案的优点。第一、电子档