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文书编辑共通服务平台 【进阶教育训练手册─横书版】 行政院研究发展考核委员会 【进阶教育训练手册大纲】 第一章　進階功能說明 2 一、 正副本匯入機關 2 二、 個人通訊錄匯入機關 3 三、 個人通訊錄匯入群組資料 4 四、 常用機關操作 5 五、 詞庫 6 六、 特殊列印功能 7 七、 行文單位保密(分址分文)之不隱藏功能 8 八、 編號與縮排設定 9 第二章　常見問題 11 一、 於安裝時或安裝後點選桌面筆硯圖示，出現此網頁元件未被正確安裝，故無法正常顯示問題？ 11 二、 安裝後畫面停住，無法進入使用？ 11 三、 如果在沒有網路下的環境該如何安裝？ 12 四、 執行Web 公文製作系統，出現「Runtime Error!」的訊息？ 13 五、 忘記登入文書編輯共通服務平台首頁的帳號密碼？ 13 六、 從整合系統開啟公文製作系統時出現”所輸入的帳號不存在於離線版使用帳號”訊息？ 13 七、 如何修改註冊時的個人資本資料？ 13 八、 e政府會員資料有異動後，公文製作要如何同步資料？ 14 九、 儲存檔案時，可以存在自己的資料夾或是3.5磁片嗎？ 14 十、 可以從檔案總管直接開啟儲存完畢的筆硯檔嗎？ 15 十一、 可以同時開啟多個筆硯檔案嗎？ 15 十二、 造字和罕見字在公文製作中變成「?」 15 十三、 如何印出個別受文者的公文？ 15 十四、 於正副本受文者名稱後方輸入半形括號與全形括號有什麼差別？ 16 十五、 正副本輸入時，如果沒有地址該怎麼辦？若地址有誤除了自行修改外，該如何申請修正呢? 17 十六、 點選發文清單後，出現「此文未設定發文機關代碼，不可電子交換」？ 17 十七、 發文清單預視函時，在受文者處會顯示多個正本名稱而無一一帶入？ 17 十八、 發文清單轉交換檔時出現匯出DI失敗？ 18 十九、 如何改以不同發文機關名稱發文？ 19 二十、 如何操作會銜函？ 20 二十一、 公文製作系統要備份時要備份哪些檔案呢? 22 二十二、 若有公文製作問題要怎麼詢問？ 22 二十三、 若有公文製作建議事項、教育訓練或表單製作需求等要如何提出？ 22 第一章　进阶功能说明 正副本汇入机关 此功能可直接汇入正副本受文者至受文者信息，处理方式如下： 步骤1请先制作excel档，第一列为栏位名称，说明如下。12号 含附件 显示名称→显示于「受文者：」的受文者名称 受文者→对应通讯录的受文者名称(为必填栏位) 发文方式→可电子交换单位可输入「电子交换」、「指定邮寄」、「纸本递送」，非电子交换单位可输入「邮寄」、「纸本递送」未填写时为通讯录预设交换状态。 邮政编码→未填写时为通讯录预设资料。 地址→未填写时为通讯录预设资料。 含附件→汇入副本单位时，输入「含附件」即可将副本含附件电子交换。 步骤2将excel档另存成「文字档(Tab字符分隔)(*.txt)」格式。步骤3在正、副本对话盒内，点选后，选择已制作完毕的txt档即可完成汇入。步骤1：进入，点选[基本资料设定]。 步骤2：以对话盒右下角的汇入格式与范例 里提供的excel为汇入模板。 步骤3：将欲汇入的机关资料分别在「机关名称」、「地址」、「电话」、「电子信箱」、「交换方式」及「别名」处输入内容。 (注1：「机关名称」为必填栏位，其余可输入可不输入。) (注2：「机关代码」及「单位代码」为交换机关所需信息，建立非交换机关时，此两栏位不需输入。) (注3：「别名」有两笔以上资料时，以半形分号分隔。) 步骤4：将档案另存成文字档(以Tab字符分隔)，如sample.txt。”您所指定的档案格式文字档(Tab 字符分隔)无法支援这个工作表中的某些功能。您要保持此活页簿为这种格式吗？…”讯息，请按是即可。 步骤5：关闭excel。 步骤6：点选对话盒右下角的[汇入]，开启将步骤4储存的文字档，sample.txt 。 　步骤7：汇入完成。若有6笔资料，系统会出现「汇入6笔资料成功！」讯息。 汇入机关模板栏位说明： 机关名称：必填，长度小等于100个中文字 机关代码：10码，非交换机关不需填 单位代码：7码，非交换机关不需填 邮政编码： 地址： 电话： 传真： 电子信箱：长度小等于100个中文字 发文方式：邮寄或纸本 别名：以半形分号区隔 步骤1：进入，点选[群组设定]。 步骤2：先以文字档制作一份欲汇入群组的机关资料，并以Enter 输入第二笔机关。如 groupsample.txt。将开启的关闭。 一心生物科技有限公司钰德科技股份有限公司1力成不动产中介经纪有限公司一升堆肥场一升堆肥场1一升堆肥场2 步骤3：点选[新增群组]后，输入群组名称。 步骤4：汇入群组成员，点选[查询]，选择步骤3新增的群组名称。 步骤5：点选对话盒右下角的[汇入]，开启将步