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第四章 文书档案管理制度 第一节 文书档案管理工作要点 一、公文的概念 公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。 二、公文的种类 1、请示 请上级指示和批准，用“请示”。 2、报告 向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。 3、指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 4、布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。 5、批复 答复请示事项，用“批复”。 6、通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要指导的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不想隶属单位的公文，用“通知”。 7、通报 表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属单位指导的事项，用“通报”。 8、决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 9、函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。 10、会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 三、公文的格式 公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。 （1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 （2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门），如果同时需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。 （3）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 （4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。 （5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。 （6）收发文单位（部门）应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。 （7）文字一律从左至右横写横排。 （8）公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等，根据实际行文关系确定用纸大小。 四、文书档案管理制度的适用范围 文书档案管理制度主要适用于企业总经办及相关部门的来文处理、发文处理、文书拟定、文件资料归类、立卷、档案管理等相关事项，具体规范如下： （1）文书管理。 ①文书的种类和适用范围。 ②文书的格式要求和行文规则。 ③文书的起草、校核、签发、印刷。 ④收发文处理。 ⑤文书传阅及登记。 ⑥文书管理工作质量标准。 （2）档案管理 ①归档范围规定。 ②责任分工，专人统筹管理。 ③各部门归卷管理。 ④立卷、统筹管理。 ⑤档案借阅管理。 ⑥档案维护与销毁处理。 五、文书档案管理制度涉及的问题 企业建立文书档案管理制度，主要目的是使企业统一文书拟定审核工作，正确有效地处理文书、分层级管理档案、构建档案体系等，从而确保企业正常经营，提高办公效率。企业文书档案管理制度可以解决以下四个问题。 （1）文书格式不统一，不符合国家法律、法规和公司的相关规定，用字用语不准确不贵凡，观点不明确，表述部正确，层次不清，文字不精练。 （2）行文规则不规范，各类文书混用，文书处理工作效率低，耽误最佳处理时间。 （3）文书审核、审批程序不规范，处理、传阅记录空白或多次漏记错记未形成合理、搞笑的归档流程，各类文书、资料、信息散乱不成体统，查阅困难，对公司相关决策帮助不大。 （4）文书、档案的保管、借阅、保密工作不到位，给公司造成损失。 第二节 文书档案管理制度制订范例 一、文书管理制度 第一章 总则 第一条 目的。 为使文书管理制度化、规范化，确保文书工作规范且顺利开展，提高公司的办公效率，特制订本制度。 第二条 适用范围。 本制度适用于公司文书管理的各工作事项。 第三条 相关职责。 公司文书的收发、领取与寄送工作由总经办负责。 第四条 文书管理工作原则。 （1）文书归公司所有并保管，任何个人不得私自占有。 （2）严格保守文书机密。 （3）所有文书的处置都需以“准确”与“迅速”为原则，明确责任。 （4）在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后必须以文书形式记录下来。 第二章 文书的分类与编制 第五条 文书种类及其适用范围。 公司文书包括决定、报告、通知等，其适用范围不同，具体如下。 （1）决定。适用于对公司重要事项或重大经营管理活动作出安排、奖励有关部门和人员。 （2）报告。适用于向上级领导或部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级领导部门的询问。 （3）通知。适用于对各部门布置工作并阐明有关指导原则、发布规章制度、转发上级部门和不相隶属的主管部门的公文、传达要求各部门共同执行