谈档案部门做好扫描工作的几点经验.pdfVIP

嚣 羲 露董≯ 随着档案工作信息化建设的推进 ，档案的数 扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作 的 字化扫描工作，已经成为档案部1]业务工作的重 物质基础 ，良好的配置可以提升扫描工作的效 要组成部分。同时伴随着新移交的档案与扫描工 率。首先是设备配置的效费比问题。由于扫描工 作的良好衔接 ，扫描工作也已经成为档案部I1]的 作对设备功能性要求单一，过高的配置会造成资 一 项常态化的工作。但是，档案扫描工作是一个 源的浪费，应该根据工作的实际需求 ，合理配置 ， 一 揽子工程 ，如何有效地规避档案扫描过程 中产 提升设备的性价比，为单位节约资金。其次是软 生的各种风险因素 ，如何更多地收获扫描成果以 件的可操作性与方便性。档案扫描软件应该充分 及如何更好地保护已有的扫描果实，成为档案部 考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑 门不得不正视的一个问题。本文就从档案扫描的 到软件功用性的基础上，兼顾软件的可操作性和 前期准备、扫描过程 、扫描的后续维护这三个阶 简便性 ，一般采用封装性比较好的软件产品。如 段出发 ，阐述对做好扫描工作的几点经验 。 果软件操作过于复杂 ，势必会遭到抵制 ，降低工 作效率 ，应该努力在软件的可操作性、方便性与 一 、 扫描工作的前期准备 功用性之间寻找平衡点。再次就是设备的配置要 1．做好扫描工作的顶层设计 考虑到发展的因素 ，确保现阶段的配置能够满足 做好扫描工作首先要搞好本单位扫描工作 在今后一定时期内的可用性 ，避免设备因不能满 的顶层设计，即扫描工作与有关工作之间的统筹 足发展的需求而过早的更新换代。 规划，主要分为三个方面的内容。一是协调好立 3．做好要进行扫描的档案的前期处理 档单位与档案馆之间扫描工作的分工。明确档案 档案部门所存储的档案一般都是采用 “三点 在立档单位扫描还是在档案馆扫描 ，以便于各单 一 线”的方式缝制后装在案卷盒 内的。为加快扫 位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部 描速度 ，以及确保扫描质量 ，一般将缝制好的档 f]一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间 案拆开 ，以便于能用高速扫描仪进行扫描。在拆 的关系。扫描工作是一项常态化的任务，应该对 线的过程 中，应该谨防刀具划伤档案以及其他因 本单位 目前既有的工作量进行统筹 ，合理制定工 素对档案产生的损伤。对于拆线的速度，笔者认 作计划。如果工作量过大，必然会导致 “赶工”现 为应该与扫描速度相配合，一般拆完一卷扫描一 象，使扫描质量下降，同时还会影响和干扰正常 卷 ，这样可以防止由于拆好的档案大量的堆积而 的办公秩序 ；如果工作量制定过小，扫描速度赶 造成档案混杂或丢失 ；亦可以两个人为一个小 不上档案移交进馆的速度，将会导致档案的积 组，进行分工协作，一个人负责拆，一个人负责扫 压，而且也会使这些档案无法得到及时 、有效的 描。同时，在前期处理中，还应该对先前档案整理 利用。三是规划好要进行扫描的档案之间先后顺 的规范性进行检查，如文件名与 目录是否对应、 序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度 档号章填写是否正确、件内页数标注是否有误 进行扫描 ，利用需求大的档案优先进行扫描 。 等，由于归档工作的不认真，笔者在工作中发现 2．扫描工作软硬件设备的配置 上述错误现象极为普遍 。 囡