QP-0401文件管理办法.docVIP

1 目的 确保品质系统所使用之文件处理迅速﹑正确流通﹑应用及控制﹑以确保各相关部门能适时获得且有效之最新文件. 2 适用范围 本公司所生产之产品自工程资料﹑原物料采购﹑制造﹑检验测试﹑包装储运至出货等各阶段作业中，不论是本公司内部或客户／供应商提供之相关资料之制作及管理均属之. 3 定义 无 4 权责 各类文件制作、审查、核准权责区分表 文件类别 制 作 审 查 核 准 品质手册 品质部 管理代表 总经理 程序文件 相关部门负责人 部门经理 副总经理 工作指导书/标准 部门指定人员 部门主管 部门经理 注：本公司文件类别区分： a) 一阶文件：品质手册. b) 二阶文件(程序文件)：文件管理、采购等，如品质手册内所订定各项程序. c) 三阶文件(工作指导书)：作业/检验标准、技术资料等之资料文件均属之. d) 四阶文件(表单)：校验记录﹑纠正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等. e) 外来文件：客户图面/技术标准、国际(家)标准、法律法规等均属之. 5 作业内容 5.1文件制订﹑修订﹑废止作业: 5.1.1 文件之制订作业：视需要由适当部门指定专人完成制定，并按本程序第4项“各类文件制作、审查、核准权责区分表”中规定的权责审批。 5.1.2 文件之修订作业：各类品质文件在实际作业中，若有不合现状﹑须修改或增订者，得由发现单位填写《文件修订﹑废止申请单》，提出修订原因交原制订单位确认修改，修订完成后之文件，其审查﹑核准﹑颁布发行等作业程序同 5.1.1 项条文（文件之制订作业）. 5.1.3文件之废止作业：文件废止之申请﹑核准等作业同 5.1.2 项条文（文件之修订作业）. 但文件废止后，原文件编号之版本／版次不可再重复使用. 5.1.4文件修订内容记录于《文件修订﹑废止申请单》，并由文件控制中心修订摘要转载文件相关之修订记录内. 5.2 文件编码系统：各类文件之制订﹑修订均需由文管中心依以下文件编码系统编号管理： 5.2.1手册、程序、标准类编号系统 　　　　□ □ － □ □ － □ □ □ □ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 表流水号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表文件类别 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表公司名称 取英文字简写WJ。 5.2.1.1 文件类别： QM：品质手册；AM：社会责任手册 QP：管理办法/程序文件 WI：作业标准； SI：检验标准 5.2.1.2流水号：各单位均用阿拉伯数自0001起，作业程序按品质系统要项4～8要求编号，4编04XX、5编05XX、6编06XX、7编07XX、8编08XX。依序编号应用。 5.2.2产品流程图属于标准类，由于数量较多，规定编号同下列形式: 　 FC XXX XXX 　 注：3-5码为公司名，6-8码为流水号 5.2.3表格编码系统 □ □ － □ □ □ － □ □ □ □ □ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 表流水号(前四位:对应文件的编号,后一位:顺序号以A-Z表示) 表文件类别FOR 表公司名称 取英文字简写WJ。 5.2.4文控中心对各部门 / 单位之文件编号应以《文件控制总览表》列表控制, 不得有重复或误用之情形。在本程序生效前原有的标准、表格仍沿用原有编号,新产生的或文件产生修订后须采用上述编号方法。 5.3 版本/版次： 5.3.1 第一次制订之原版以A/0表示, A版第一次修订以A/1表示，依此类推.为避免版次修订次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经9次修订后，原制订单位得变更版本，发行第B版﹑第C版...等. 5.3.2 外来文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制订发行单位，或代理发行单位协调核对，适时取得新版.并以《文件控制总览表》更新记录。 5.4 文件分发﹑回收作业： 5.4.1 经核准之文件原稿，由文件控制中心保管并以《文件控制总览表》列帐管理，影印适当份数并于各页加盖文件管制章及序号章发行之，并请收文单位签收。 5.4.2 修订及废止时，文件控制中心依原分发单位回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于《文件发行/回收记录表》上。 5.4.3文件之修订及废止，经核准后，旧版失效文件应于新文件发行之同时，收回销毁之，分发单位没有改变，《文件发行/回收记录表》不需再经核准. 5.4.4 对外文件之分发，得由适当之对外单位代签收之，分发时应加盖参考文件章，并以《文件发行/回收记录表》记录；失效或作废之文件则不予回收. 5.4.5 外来文件之分发： 5.4.5.1 客户提供之图面﹑规格