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常见劳动争议之证据管理与风险防范 倪金祥 内容摘要 最近几年全国劳动争议急剧增加，企业输多胜少，一个重要的原因是企业证据管理水平低下。本文结合劳动争议适用的证据规则，分析了企业如何规范证据管理防范常见劳动争议风险。 关 键 词 劳动争议 证据规则 证据管理 据统计，2008年全国劳动争议立案受理的案件136.3万件，最终企业败诉率为87%，企业因劳动纠纷证据不足导致劳动争议案件败诉率达60%。在各种争议中，有关事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动合同关系的争议成为最主要的争议。如此多的劳动争议案件和企业如此高的败诉率，一方面是因为劳动者维权意识和维权技能的提高，另一方面是因为在《劳动争议调解仲裁法》加重了企业举证责任的同时，企业没能及时提高劳动纠纷证据管理水平，证据管理水平低下。因此，在新的法制环境下企业如何做好证据管理，有效预防劳动争议，是摆在企业管理者面前的重要课题。本文结合劳动争议适用的证据规则，从证据管理角度系统分析了企业如何预防事实劳动关系、劳动报酬及结束劳动合同关系的争议风险。 一、事实劳动关系争议与证据管理 1显示了事实劳动关系的举证责任与证据认定。 表1 事实劳动关系的举证责任与证据认定 主要认定证据 举证责任 人力资源管理环节 1、?? 用人单位工资支付凭证或记录(职工工资发放花名册) 2、?? 缴纳各项社会保险费的记录 3、?? 用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明劳动关系的证件 4、?? 劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录 5、?? 用人单位的考勤记录 6、?? 其他劳动者的证言等 主要由劳动者举证，其中1、2、4项的有关证据用人单位负有举证责任 1、用工管理 2、劳动合同管理 事实劳动关系主要由劳动者举证，企业应在如下几个方面做好证据管理： （一）? 规范劳动合同管理 1、规范劳动合同管理流程。 劳动合同应在指定地点和时间签订，在专人的监督下订立，确保是劳动者本人签订。为防止劳动合同丢失或损毁造成事实劳动关系，企业应签订一式多份劳动合同，分别予以保管，同时建立劳动部门规定格式的劳动者名册，招用劳动者应及时登记在名册上。发放劳动合同时应实行签收制度，用以证明企业已经将劳动合同交给劳动者。为避免因疏忽导致过期未续签，企业最好对劳动合同信息实行计算机管理，设置合同到期提前预警程序，并定期检查合同的签订情况。企业应确保先签订劳动合同再用工，妥善保管好合同签订过程中形成的书面资料。 2、通过集体劳动合同明确劳动报酬。 由于事实劳动关系对劳动报酬的约定不明确，极易产生劳动争议，企业可在集体合同中预先按国家法律法规约定劳动报酬和劳动条件等标准。在发生事实劳动关系时，可以按集体合同约定的标准执行，避免劳动报酬过高的风险。 （二）规范用工管理 1、明确招聘流程，集中招聘管理权。 不少企业招聘管理混乱，用人部门随意用工，往往是劳动者入职一段时间后才告知人力资源部门是否留用，而此时劳动者的入职条件、录用条件以及薪酬福利标准等均与企业的规定不符，造成劳动者与企业间的矛盾。因此，企业必须要明确招聘流程，集中招聘管理权，劳动者入职前必须通过人力资源部门办理入职手续后方可上岗。同时，企业应对用工部门的负责人进行有关签订劳动合同的培训，提高用人部门劳动风险防范意识和水平。 2、加强对小时用工、劳务派遣、劳务外包等用工形式的管理。 对于小时用工，法律虽然规定企业可以不与小时工签订书面合同，但是如果企业没有配套的管理办法，往往会发生事实劳动关系争议。因此，企业应与小时工签订小时工用工协议。 对于劳务派遣或劳务外包，企业应选择具有合法资质的单位，并签订协议，细化有关劳动管理、劳动报酬及支付等内容，防止因文字歧义引发的劳动争议，并保存劳务派遣或劳务外包单位与劳务工之间签订的劳动合同。在具体操作过程中，企业还应注意以下几点：（1）避免向劳务工直接支付工资，如果必须直接向劳务工支付的工资，也应在工资签收表上注明是某劳务派遣（外包）公司劳务工工资签收表。（2）避免使用有与本企业有关的工牌。（3）要求劳务派遣或外包公司为劳务工购买社会保险或商业保险。（4）在需要企业负责考勤时，应书面明确是某劳务派遣（外包）公司劳务工考勤表。总之，企业应避免与劳务工之间可能产生事实劳动关系争议的证据。