讲堂会务工作流程1.0版.docVIP

新时代管理讲堂 会务工作流程1.0版 讲堂会务工作分为会前准备工作、会中服务工作和会后跟踪服务三部分。 会前准备工作 拟定会议方案。 会议主题 会议背景介绍 会议时间和地点 主办单位 承办单位 赞助单位 参加会议人员 会议议程和日程安排 拟邀演讲嘉宾简介 路线图（含乘、驾车路线） 确定工作人员及工作分配。 总负责人 讲堂现场负责人 签到现场负责人 嘉宾接待负责人 主持人 签到、收银 客户服务：车辆、住宿、餐饮、现场咨询、重要客户跟踪 物资采购 安保消防 费用预算。 嘉宾酬金 场地租金 摄影、摄像费用 速记费用 媒体宣传费用 设备租赁费用 资料印刷费用 背景板制作及拆卸费用 交通费用 餐饮费用（含茶歇费用） 住宿费用 其他费用 确定、邀约演讲嘉宾及出席嘉宾。 邀请函：背景、时间、地点、演讲对象及人员结构、讲堂介绍 演讲嘉宾主题及内容、费用沟通 搜集PPT、课程价值介绍、嘉宾简介、嘉宾账号 嘉宾演讲确认单：所需辅助工作及相应资料、物资准备、嘉宾车接送、住宿、餐饮安排等等 短信及电子邮件通知嘉宾具体时间、地点 确定会议室。 媒体邀请。 摄影、摄像、速记确定。 发放会议通知。官方网站、单位ＯＡ系统、论坛、短信及传真。 领导发言稿、新闻通稿及主持人串词拟订及上报。 嘉宾采访计划及提纲。 会议材料及其他物资准备。 讲义 背景板 易拉宝 横幅 宣传册 茶歇 饮用水 投影仪 笔记本电脑 麦克 录音笔 白板 白板纸 白板笔 白板擦 席卡 签到表及签到机 刷卡机 满意度调查表 工作牌 记者证 水牌、指示牌 鲜花 嘉宾胸花 小药箱 工作人员名单及联系方式 工作人员签到表 宣传资料领用登记表 名片箱 宽胶带、窄胶带 剪刀 嘉宾留言薄 油笔 签字笔 U盘 电子版宣传片 电子版课件 电子版课前、课间音乐 电子版学员资料（供演讲嘉宾参考用） 调动现场气氛简短互动节目 学习参考书 礼品 临时或特别安排工作所需的其他资料、物资 会议现场布置。 背景板的摆放 横幅悬挂 座椅摆放 投影及音响设备的调试 现场开关、空调、窗户等调试 易拉宝的摆放（位置及数量） 宣传资料的摆放（位置及数量） 演讲嘉宾演讲台、桌椅摆放 与会人员座位安排 签到台 资料摆放台 需要合影留念的，应提前准备好合影场地、分排列队所需的阶梯或座椅，并联系好摄影的专业人员等 会前内部会议。 会议须知：住宿、交通、报到、会场安防、消防、洗手间、饮水处、周边配套服务、停车位、会务流程、会场纪律等。 会中服务工作 会前检查工作。 背景板、横幅、易拉宝、宣传资料、茶歇、饮水等是否标准到位 工作人员及其形象、所需物资是否标准到位 主席台座位牌是否摆放正确 话筒是否充足，话筒电池是否电量充足、音量是否适中 讲义、宣传片、PPT、电子版课件音乐等是否到位 会场内灯光、空调是否正常 会场挂钟时间是否准确 消防通道及设备摆放位置 签到、收费、资料发放。 嘉宾及领导接待工作。 媒体接待工作。 会议入场有关工作。 提前到达会场，督促会场服务员提前打开会议室和贵宾室、调试室内温度、调试灯光和音响设备、备齐水壶和茶水、茶歇等，会议正式开始前播放讲堂宣传片、一些轻音乐或与会议主题相关的乐曲； 督促安全保卫人员按预定方案就位，配合保卫人员做好验证准入、制止无关人员进入； 引导嘉宾进入休息室，询问领导是否携带了会议主持词和讲话稿，尚未带则及时将备用件分别送交有关领导或摆放在其座位上。 会场服务。 会前5分钟停止播放宣传片或乐曲，打预备铃或提醒与会人员做好会前准备，引导演讲嘉宾入场或在主席台就座的领导同志按座位牌入座； 演讲相关辅助工作； 每30分钟加一次水，中场下课前10分钟保证茶水充足、茶歇到位； 演讲嘉宾和领导由专人负责加水等相关服务； 嘉宾住宿、午间休息安排； 嘉宾餐饮提前安排，保证及时、准确供应； 大型会议确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作； 试听人员的接待及跟踪服务工作； 重要客户专人重点服务。 会议记录工作：摄像＼摄影＼速记＼录音。 嘉宾现场采访。 会场内外纪律维护及环境维护。 会前宣布会场纪律； 会前5分钟提醒与会人员作好会议开始准备、手机静音； 会场秩序维护（讲话、来回走动、打电话、睡觉等情况的处理）； 饮水处； 抽烟处、洗手间。 参会出勤检查。 上午、下午各一次。 满意度调查表填写、主持人会议小结及讲堂预告。 会后跟踪服务 与会人员有序离会及道别。 满意度调查表汇总分析。 新闻宣传报道及跟踪、整理、存档。 会议新闻报道除全面报道会议内容以外，还应围绕会议内容组织相关背景情