库存数据的要求(采购).docVIP

基于E R P 环境下的采购 和库存管理系统实施的探讨 包诚毅 浙江工商大学财务与会计学院 [摘 要] 利用ERP 系统可以科学、快速、有效地对库存与采购进行管理，提高信息共享程度，完善企业控制体系，降低库存成本，缩短采购提前期，改善客户服务质量。本文总结我国企业建设ERP 存在的问题及相关的解决方法。 [关键词] ERP 采购 库存 一、引言 在激烈的市场竞争下，尤其在中国加入WTO 后，企业要达到预期的市场占有率和预期的经济效益,要提高企业的应变能力和竞争能力，就必须在产品质量、性能、交货期、价格等方面具有自己的优势。ERP 是现代企业大型集团化，管理信息系统化的典型代表，它除了充分体现先进信息技术的综合运用，实现资源的高度共享和企业资源的集成外，更重要的是能充分体现现代化管理思想与方法。二、ERP 系统下的采购和库存管理ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划是由GartnerGroup Inc于20世纪90年代初提出的面向供应链的管理。它是一种主要面向制造行业进行物质资源，资金资源和信息资源集成一体化管理的企业管理软件系统。ERP 的意义在于以经营资源最佳化为出发点，整合企业整体的业务管理，并使企业经营的效率最大化。无论是工业企业还是商业企业，采购和库存的状况都会影响到企业的 整体运营状况。 1.ERP 系统对于采购管理的重点是确定合理的定货量、选择优秀的供应商、保持最佳的安全储备。ERP 系统中实现的采购管理的目标就是随时提供订购、验收的信息；对外购或委外加工的物料进行跟催；保证按时到货；避免停工待料；建立供应商的能力、信誉等信息档案；提供最新成本信息；以便调整库存的成本，保证合理的库存，大大降低成本，使企业的资金运用更加合理，进而获取更大的利润。 2.ERP 系统对于解决企业库存问题时，一般采用对库存进行控制的方式，在系统内设定物料的安全库存、最高库存、积压期限、有效期、警戒数量、警戒期限、批次跟踪属性，提供低于安全库存报警、超过库存有效期报警和库存积压报警的功能，通过对库存物料的精细管理，在保证生产用料的基础上最大的压缩库存资金占压。ERP对企业库存控制的解决方案在保障物资供应活动能按质、按量、按期和按计划进行同时，有效降低库存资金占压，使企业效益得到了实惠。 三、ERP 系统下库存和采购管理的优势 传统的对于库存和采购管理的研究都是以保证生产不间断为核心的，是为生产服务的。库存管理所作的工作只是发出订单和催货，或用订货点法来确定何时进行订货，或用经济批量法来确定每次订货的最佳批量，而这些方法的实质在于遵循“库存补充”的原则，保证在任何时候仓库里都有一定数量的存货，以便生产需要时可以随时取用。但是这些方法在实际应用中都并不理想，最大的问题就是实际生产与模型的适用条件相距甚远及在管理方面随意性。(见表3. 1)表 3.1 传统管理与ERP 管理(陈砾，2005) ERP 环境下的库存和采购管理存在以下几方面的特点： 1.基础信息高度共享。ERP 系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录，这样操作对采购管理会带来如下益处:(1)业务的可追溯性增强。ERP 系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态;(2)减少了业务操作中的人为因素。传统的供应商管理存在大量人为因素；使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略。这样一来业务人员的调动对工作的影响就会尽可能地减少，新来的业务人员可以通过系统设定的供应策略进行采购业务。 2.控制体系完备。ERP 系统与传统信息系统最明显的区别： (1)流程有序。在ERP 系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首先制定总的采购计划等来对采购工作流程进行控制，加大了管理幅度； (2)审批严格。通过ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则ERP系统将无法进行下一步处理；(3)监督有方。在采购业务处理过程中，监督人员(不仅指采购部门领导)若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某订单属于重复订单，可以将其暂停，查明原因，或取消该订单。 3.库存下降。ERP 使一般的用户库存投资减少1.4～1.5 倍，库存周转率提高50%。 4.延期交货减少。据调查使用ERP 系统的企业准时交货率平均提高55%，误期率平均降低35%。 5.采购提前期缩短，费用节省。采购人员有了及时准确的生产计划信息，就能集中精力进行价值分析，货源选择，研究谈判策略，了解生产问题，缩短了采购时间和节省了采购费用。 6.停工待料减少。由于零件需求的透