秘书文档管理（总主编史玉峤姚怀山）（主编贺军陈祖芬） 第一章.pptVIP

尚辅网 尚辅网 尚辅网 　　一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命周期理抢 文档与文档工作的关系 (四)文件生命周期理论的意义 第 一 第 二 第 三 第 四 　　文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。 　　文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理提供了实践原则。 　　文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。 　　文件生命周期理论在电子文件时代具有重要的指导价值，可以充当电子文件全过程管理的理论基础。 尚辅网 二、文书与文档的关系 文档与文档工作的关系 　　文书是国家机关、社会组织及个人在社会活动中，为了表达意图、进行联系和作为凭据而形成和使用的各种记录材料，它有待于转化为档案;而档案是处理完毕并确认值得保存以供社会查考利用的、保存在特定档案机构的文书的总和。 尚辅网 三、文书工作与文档工作的关系 文档与文档工作的关系 　首先，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。 　其次，文书工作与档案工作在工作步骤上有联系。 　所以，文书工作和档案工作的关系是相互联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能收到事半功倍的效果。 尚辅网 * ISBN 978-7-5611-8132-4 总主编 史玉峤 姚怀山 主　编 贺　军 陈祖芬 副主编 谭毓德 普通高等教育秘书学系列规划教材 ISBN 978-7-5611-8132-4 本章结束 谢谢~~ 尚辅网 尚辅网 文档与文档工作概述 　 1.文书的概念、特点与种类;文书的稿本;文书工作的组织形式、文书工作制度、内容与原则。 　2.档案的概念、种类与作用;档案工作的内容;档案事业管理体制、档案工作机构、档案工作的基本原则。 　3.文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系;文书工作与档案工作的关系。 尚辅网 文书与文书工作 档案与档案工作 文档与文档工作的关系 目录 CONTENTS 第一节 第二节 第三节 文档与文档工作概述 尚辅网 文书与文书工作 一、文书的含义与作用 　　“文书” ，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。 （一）文书的含义 尚辅网 文书与文书工作 一、文书的含义与作用 文书包括： 　私务文书 　公务文书 尚辅网 文书与文书工作 一、文书的含义与作用 文书、公文、文件含义的联系与区别： 相同点是: 不相同点是: 　　在内容上都反映社会活动，在文字表达上都具有一定的体式。 　　 “文书”是包括文件、公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体，而不是指个别的、具体的文字材料。“公文”，即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的所有文字材料的通称。 　　文件界定为“机构或个人在履行其法定义务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录”。 尚辅网 文书与文书工作 一、文书的含义与作用 尚辅网 文书与文书工作 一、文书的含义与作用 (二)文书的作用 4.记载凭证作用 1.指导作用 3.联系作用 2.规范作用 尚辅网 文书与文书工作 二、文书的种类与稿本 　按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等; 　按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等; 　按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开等不同等级; 　按照行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;按照文件处理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件; 　按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件; 　按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件); 　按照文件形成者和使用范围，可以把文件分为公务文书和私人文书。 (一)文书的种类 尚辅网 1.草稿 5.存本 文书与文书工作 二、文书的种类与稿本 (二)文书的稿本 2.定稿 3.正本 4.副本 6.试行本 7.修订本 8.各种文字文本 尚辅网 文书与文书工作 三、文书工作概述 　文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。 　其工作内容包括: 　一是文书的制作工作。包括文书的起草、审核、签发三个环节。 　二是文书的办理工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。 　三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁等。 　此外，