商务礼仪 教学课件 作者于立新第4章 第四章01.pptVIP

主编：于立新 知识模块结构图 案例 北京某企业协会准备于12月25日在杭州召开工作会议，对2006年工作进行总结，公布2007年工作计划。领导安排小张主要负责这次会议的组织工作。小张接受任务后，立即着手进行会议的一系列准备工作。拟发会议通知并发送给相关单位，制定了会议议程，并准备会议资料。小张与会务组其他成员于12月20日前往杭州，就会议住宿及会场安排问题与相关单位协商。最终，一切准备就绪。 一、拟发会议通知 （一）通知的内容 注明会议的时间、地点、主题及参加者 ↓ 写明会议的主要议题、内容 ↓ 结尾要注明会议举办单位、联系处电话、传真、电子邮箱等，便于会议参加者与会议组织者联系。 ↓ 附上回执 （二）通知发出的时间 发会议通知要提前一定时间发出，以便使参加会议的人员有时间准备。 二、制定会议议程 会议议程上应标明： 1.会议的时间和地点 2.会议议题的时间安排 3.会议其他活动的安排 三、安排会场 根据会议的人数和会议内容确定会场。需注意以下几方面问题： （一）地点要合理 （二）大小要适中 (三)附属设施要齐全 (四)会场形式的选择 四、为与会人员安排住宿 收集与会人员报名表，统计参会人员情况 选择住所，根据参会人员人数和性别安排住宿 五、准备会议资料 （一）准备报道登记表，以便与会人员报道登记。 （二）根据会议议题准备会议有关资料，包括相关文件、学习资料、光盘等，还要准备笔记本和笔等物品，以使参会人员做好记录。 本节小结 成功举办一次会议，做好会议的准备工作是十分必要的。可以说，会议准备工作的质量，一定程度上决定了会议的成败。本节内容围绕会议的准备工作的各个环节，分别介绍了拟定会议通知、制定会议议程的内容，并指出了安排会场、住宿、准备会议资料工作应注意的诸多问题。 * * 第四章 商务会议礼仪 第一节 会议的组织准备 学习目标： 1．掌握会议通知和会议议程的内容，安排会场、住宿及准备会议资料的注意事项。 2．学会写会议通知、安排会议议程。 会议的组织准备 拟发会议通知 制定会议议程 安排会场 为与会人员安排住宿 准备会议资料 参加会议的人员可面对面而坐，这种形式适合于20人以下的小型会议。 圆桌型、方桌型 （图1） 如礼堂、影剧院等。这种形式适合召开大、中型会议，主要特点是容纳的人多。因为桌子都面向主席台，如同学生上课的教室那样，所以称之为教室型。 教室型 （图2） 特点 形式 1 图1 图2 * * *