寿险业务档案管理标准（征求意见稿）.DOCVIP

寿险业务档案管理标准（征求意见稿） 1．范围 1.1本标准规定了寿险业务档案文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求和方法。 2本标准适用于寿险公司业务档案的管理与利用。 2．引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中的引用而构成为本标准的条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。 DA／T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 22-2000归档文件整理规则 GB／T 18894－2002电子文件归档与管理规范 3．术语和定义 本标准采用下列定义 3.1寿险业务档案：投保人在投保过程中和寿险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料。 3.2承保：投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程。 3.3保全：寿险公司为了维持人身保险合同的持续有效，根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务的总称。 3.4理赔：寿险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给付义务的过程。 3.5纸质档案：指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质（包括纸、塑、胶等）文件档案。 3.6件：是归档业务档案的整理单位。一般以一份业务申请及其相关的业务处理资料为一件。 3.7电子档案：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。 3.8逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 3.9物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.10真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.11完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 3.12有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 4．总则 4.1 业务档案是寿险公司承担经济责任、履行经济义务的法律依据,同时又是公司进行业务活动与管理的重要依据和凭证。寿险公司对本公司在业务工作中形成的各种文件材料要做好归档、分类、整理、保管、定期鉴定及销毁工作,必须保证业务档案的安全、完整和准确。 4.2寿险公司工作人员，在工作中形成的各类业务档案，都必须按规定进行整理，并移交公司业务档案管理部门统一管理，任何部门和个人不得据为己有。 4.3寿险业务档案可采取纸质档案和电子档案保管形式，归档业务档案同时存在相应的纸质及其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上应保持一致。 4.4各寿险公司的业务档案，应当逐步以电子档案进行辅助管理利用。 4.5业务档案的分类 4.5.1从档案保存形式划分，寿险业务档案一般包括纸质档案和电子档案。 4.5.2从档案业务来源划分，寿险业务档案一般包括个险档案、团险档案。 4.5.3从业务环节划分，寿险业务档案一般包括承保资料档案、保全资料档案、理赔资料档案和其他类别业务档案。 4.6寿险公司对自身的业务档案可以采取自行管理或委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。 4.6.1采取自行管理方式的，可以根据各公司档案管理的需要,选择集中管理或分散管理的方式。 4.6.2采取委托档案馆管理方式的，可以委托中央和县级以上地方各级档案馆，但要保证受托管理业务档案的单位具有档案管理的资质，并能够为业务档案的接收、整理、保管和利用提供便利的服务。 4.6.3寿险公司也可以对自行管理一定年限后的业务档案采取委托档案馆管理的方式。 4.7寿险公司要逐步提高档案管理的电子化水平，依托信息技术对业务档案进行科学、规范的管理。 4.8寿险公司日常要注意掌握档案利用情况，总结利用经验和效果，提高档案管理水平。 4.9档案管理工作应当列入寿险公司的发展规划和年度计划。档案设备和所需经费，应当列入寿险公司的年度预算。 5．管理机构和管理岗位职责 5.1为保证寿险业务档案管理工作正常运作，各寿险公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备责任心强、有敬业精神，熟悉寿险业务和档案工作的专职管理人员。 5.2各寿险公司必须建立健全业务档案的保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查（借）阅制度、鉴定销毁制度、统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。 5.3档案管理机构和岗位的相关职责 5.3.1按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。 5.3.2日常完成各类业务资料按有关规定归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档