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工程设计与计算机技术——第十五届全国工程设计计算机应用学术会议论文集 哈尔滨·2010 一个企业公文辅助管理系统的开发 李丽顾景文杨春英 (同济大学建筑与城市规划学院) 【摘要】本文主要介绍作者为上海现代集团所设计开发的公文辅助管理系统的项目概况，这是一个可定制的公文 管理系统模型，为用户提供了办公公文管理系统运行框架，在此基础上可针对实际需求进行灵活设置， 构建一个企业统一标准与格式规范的公文辅助管理系统。 【关键词】办公自动化；辅助管理系统 1 项目背景 办公自动化由70年代未80年代初在我国提出，至今已有三十多年的发展历史，各种文档写作编辑 软件和电子表格软件也已普遍应用于广大企事业单位的管理部门的日常工作中。但就对这类办公文件的 使用与箭理方式而言，目前大多数企事业单位还仍属于自然、粗放的形式：简单使用独立的办公软件如 Microsoft Office等编辑、打印文件，以办公人员自己喜欢或习惯的命名与文件操作方式组织相应的文件 夹管理文件，甚或直接采用散放的方式管理文件。当然，也有不少单位使用专门的公文管理系统以期提 高文件管理的质量和效率，提高办公自动化水平。其实，公文辅助管理作为办公自动化的一项重要工作， 它对整个办公自动化起到很大的影响，已成为企事业单位在信息化建设基本阶段的典型需求。如今，大 多数公文辅助管理系统都是针对具体单位“量身定做”的，它是根据用户的实际需求开发的，所以功能目 标比较明确，理论上应该能够较好的满足用户的需求。但实际上，不少单位所开发或应用的公文辅助管 理系统并没有发挥出其应有或预期的功效。究其原因，主要可能有两点：首先，在于系统的结构相对固 定，缺乏韧性，不能适应单位内部组织结构的变动和办公文档的既有分散又有集中的集成管理模式的要 求。其次，不少单位，尤其是规模较大的企业单位，至今仍缺乏或没有制订内部统一标准或规范格式的 各类电子文档模板，或虽有标准模板，但由于应用系统的独立结构等特点，决定了应用系统缺乏对具体 的文档编制与操作人员及时提供应有的统一、规范的组织与约束功能。造成单位内同一个或同一类文档， 由于不同的工作人员或不同的部门而产生完全不同的文档格式。这种应用状况对于提升企事业单位，特 别是大型单位的形象和管理水平、管理质量无疑是有很大影响的。 有鉴于企业在上述办公文档使用、管理上的粗放方式，上海现代建筑设计集团向我们提出了辅助公文管 理系统的开发要求，以实现集团内部对公文文档格式规范统一，提升集团对内对外公文系统的整体规范 形象和管理效率。 2系统设计 2．1功能要求与设计 从系统角度看，公文辅助管理是以管理规范为主，软件系统为辅，提供对文档进行有效管理的解 决手段。它主要提供对文档的存储、整理、更新及合理使用的统一解决和管理办法，实现企业文档的共 享，方便企业工作人员对文档的使用，从而提高工作效率、降低管理的成本。 【基金项目】建设部专题项目。 I作者简介l李丽(1975．)，女。讲师，主要研究领域为计算机辅助设计与管理． -535．． 工程设计与计算机技术——第十五届全国工程设计计算机应用学术会议论文集 哈尔滨·2010 为此，对于待开发的系统，集团提出了以下有关文档的主要存取控制功能的原则要求： (1)集团对所有对内对外管理公文制定统一的分类体系规范和文档格式标准，集团内各职能部门、 机构按该规范和标准制作、提供各自的文档模板文件。所有模板文件将集中成模板库存放于集团服务器 上供员工共享使用，但只有各部门负责人才具有对库中模板文件进行增、删等管理操作权限。 (2)各部门及其员工使用模板库中模板编写完成的具体文件可以存放在员工个人电脑中，也可以 集中存放在部f-J,9艮务器上。 (3)对部门可能常用的工作流程有关的文件提供归类重用的管理功能。 针对上述基本要求，同时考虑到一个管理系统所应该具有的交互性、用户友好性与集成式操作特 点。我们对系统设计了下列具体的功能模块： (1)用户登录与管理模块一实现用户权限的管理与权限用户的登录控制 为简化系统的使用，该模块设计时确立了这样一个原则：一般用户，即只需要利用模板库中模板 建立