试论如何做好项目档案工作.pdfVIP

试论如何做好项 目档案工作 ■湖南省水稻所 龙晓波 谈放鸣 摘 要：本文以国家水稻改良中心长沙分中心建设项 目 目档案实行全过程管理做出具体分析，以期对做好项目档案 档案管理工作为例，提出了实施与项 目建设同步的项目档案 工作起到一定的借鉴作用。 全过程管理模式，确保项目档案的完整、准确、系统，以期对做 一 、 领导重视是做好项 目档案工作的关键 好项 目档案工作起到一定的借鉴作用。 湖南水稻所领导认识到项 目档案是对工程质量的直接监 关键词：项 目建设 档案管理 同步 督，是以后工程维护管理中的重要依据，所以十分重视项 目档 案的归档工作。为使项 目档案工作与项 目建设同步进行 ，从工 国家水稻改良中心长沙分中心建设项 目，自1999年湖南 程一开始就建立了项 目档案管理组织机构，明确工程档案工 省水稻所经过一年多的精心酝酿和讨论 ，到2000年获国家农 作的计划安排、归档标准、组织配备和工作力量。所里由一名 业部批准立项 ，至2004年 1O月竣工验收，项 目建设前后历经 副所长主抓项 目档案，同时确定由业务科下设档案室负责项 近七年，工程完工后大大改善了湖南水稻所的科研设施和条 目档案的收集、整理和归档工作 ，配备了一名专职档案管理 件。作为项 目承担单位，湖南省水稻所注重项 目档案管理工 员，并规定各勘察、设计 、施工、监理单位负责工程建设期间的 作，做到了项目竣工档案资料的完整、准确和系统。工程建设 资料收集工作，最后移交档案室归档。由于形成了档案管理的 项 目是一个复杂的系统工程 ，具有投资大、建设工期长、施工 组织网络，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节中，把 及仪器设备供应单位多的特点，且参建单位资质参差不齐，决 归档责任落实到每一个环节、每一个具体的人，使项 目档案工 定了项 目档案工作的广泛性 、复杂性 、阶段性。本文以国家水 作得以顺利通过验收。 稻改良中心长沙分中心建设项目的档案管理工作为例，对项 二、建立完善的归档制度和细则。做到有章可循、有法可依 3．1电子档案管理。对于电子档案，首先由档案管理人员 3．2 实物档案管理。对于实物档案，程序利用Access数 创建需归档的文件基本信息，然后点击创建项目，软件会在数 据库分别创建不同的数据表和数据记录，来完成对实物档案 据库中自动新增一条归档记录，该记录包括所创建项 目的项 目录信息的管理。首先利用Access数据库软件，创建data．mdb 目号 、项 目名称、设计时间、各专业设计人及归档文件位置等 数据库，并在data．mdb数据库下分别创建文本底稿管理、底图 信息。同时，程序在本地计算机硬盘(及网络硬盘)上建立保存 管理、蓝图管理等数据表。由于Data．mdb数据库对下属数据 电子档案的文件夹，该文件夹名称与所创建的记录信息中的 表没有数量限制，从而可以创建更多的数据表以满足程序对 名称相对应。创建文件夹完成后，程序会在数据浏览表中显示 其他新增管理模块的需要。Access数据库支持 SQL查询语句， 该条记录，点击该条记录，程序将归档位置指定到相应的文件 所以在对归档信息检索时可以进行快速准确的查询 ，查询时 夹，此时由档案管理人员根据项 目状况对各专业电子档案进 间小于0．5秒 ，查询准确率 100％，从而可以大大减小档案管 行归档保存。操作人员点击某某专业图纸入库的按钮，程序 自 理人员的工作强度。 动在项 目文件夹下创建各专业的二级文件夹，并打开归档文 g 使用效果 件选择窗口，批量选择需要归档的电子版文件后 ，程序将被选 自主开发软件解决的主要问题，正是工程设计施工单位 中的文件复制到归档文件夹中，从而完成电子