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论“档案管理台账登记制度”在高速公路工程建设项目档案管理工作中的应用 251 论“档案管理台账登记制度在高速公路 工程建设项目档案管理工作中的应用 方兴龙 (浙江沪杭甬高速公路拓宽工程建设指挥部) 摘要：统计工作是我国现代化建设的一项基础工作，因此，完成档案台账统计工作也是整个档案管理工作 中的一项重要内容。它运用一系列的统计技术和方法，通过质和量的关系，对档案工作领域中诸多 现象的数量关系进行观察、描述、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及发展趋势，及时总结工作 中的先进经验和不足，调整工作方法，为做好整个档案工作奠定良好基础。笔者结合多年来对浙江 沪杭甬高速公路拓宽工程建设项目的档案管理工作经验，将“档案管理台账登记制度”科学地应用于 高速公路档案管理工作中，对在项目建设过程中形成的档案进行超前管理，为确保工程建设项目档 案的完整、准确、系统和有效利用，将起到事半功倍的作用。本文试就此方法的应用谈一些粗浅的认 识，以飨各同仁相互交流与学习。 1 高速公路工程建设项目档案管理工作的主要情况 公路工程建设是国家基本建设的一项重要组成部分，在公路工程建设过程中产生的公路工程档案，不仅 是建设项目的真实记录，更是项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要凭证、法律作用。高 速公路一般为国家重点建设项目，具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等特点，因而形成的档案 也有着广泛性、多样性、成套性、专业性等特有的属性。因这些特有的属性，对我们每位档案管理工作者也提 出了更高要求。笔者对在项目建设过程中各参建单位的档案管理情况进行调查中发现，各单位档案管理人 员普遍反映公路工程档案较其他档案管理难度大，且普遍易出现以下问题： 1．1 管理环节和内外协作关系复杂，职责不清，造成档案的移交和管理工作无法得到有效 衔接 公路工程建设项目文件围绕着一个独立的工程形成，是密切联系的有机整体。作为构成项目活动的材 料总体的档案，有项目活动的成套性，项目程序的成套性，立档单位的成套性及单位工程的成套性。因此，一 个工程项目的档案，必须按统一标准和要求进行编制和管理，满足工程项目档案“成套性”归档要求。一般一 套完整的公路工程建设项目竣工文件包括八部分内容：项目申报文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、 监理文件、竣工图表、竣(交)工验收文件、科研文件材料，包含了整个工程项目的各个工作阶段和每个建设程 序中产生的文件。而各个建设程序中档案形成的主体涉及到项目筹备单位、业主单位、设计单位、施工、监理 单位，以及沿线各级政府职能部门等，档案形成主体多元，给项目档案管理的“统一领导，统一标准”带来较大 难度，各单位各自为政，档案管理责任不清，档案的移交和管理工作无法得到有效衔接。 1．2档案收集周期长，造成档案较难得到完整收集和系统管理 一个公路工程建设项目从“预可”、“立项”、“工可”、勘察设计、招投标、征地拆迁、施工至工程交、竣工验 收及后评价等全过程，一般都需经过5～10年时间，而作为整个建设项目的档案归档工作，需完整地收集各 个阶段和每个程序中形成的具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的档案。在漫长的收集过程中，因 频繁的人员变更，甚至相关职能部门的迁改，往往造成档案管理工作前后不连贯，档案移交不完整，甚至大量 档案缺失等问题。 252 中国高速公路管理学术论文集(2008年卷) 1．3档案形成种类多，管理难度大 因公路工程建设过程中，管理环节和程序较复杂，所形成的档案种类也较繁杂。首先按其记述和反映的 内容分：既有反映整个项目管理活动情况的通用文件档案，也有反映工程建设情况的科技档案，同时还有如 会计等的专业档案；按形成载体材料分：有普通的纸质材料，也有声像磁带，照片、光盘、软盘等特种载体档 案。档案的种类不同，其分类和保管方式也不同，这就给平时的档案管理带来较大难度，也要求相关的档案 管理人员有较高的档案业务素质。 1．4 专业性强，对档案的原始性和形成的及时性要求更高，对档案的形成质量宏观控制难 度大 在工程建设过程中形成的施工原始记录等档案，要求真实地反映施工过程全貌，因