浅论高校档案管理中存在的问题及对策.pdfVIP

2015年 1月 湖北成人教育学院学报 Jan．2015 第21卷 第 1期 Journal0fHuBeiAdultEductionInstitute Vbl-21NO．1 浅论高校档案管理中存在的问题及对策 刘 丹 ， (1．长江职业学院，武汉 430074；2．湖北技能型人才培养研究中心，武汉 430074) [摘 要]结合高校档案工作的实际情况及档案发展的需求，探讨了高校档案管理中突出存在的几点问题，并提出了相 关对策。 [关键词]高校；档案管理；问题；对策 [中图分类号]G647 [文献标识码 ]A [文章编号]1673--3878(2015)O1—0088一O2 高校是人类文化传承发展与创新的重要阵地，不但肩 头的文件材料，如单位 的重要影像资料、会议记录、领导 负着为国家、社会培养高素质建设者和各类优秀人才的光 的重要报告 (讲话稿)、典型材料、各种统计报表、重要会议 荣任务，同时还承担着创造、积累、弘扬、传播先进文化的 (如党委中心扩大学习会议、上级单位来访检查)的计划、 重要使命。高校档案工作是我国教育事业发展的基础和 请示、批复、通知、名称、议程及办理情况等全部记录都没 根基，更直接关系到高校教育教学服务整体事业的发展。 收集归档，造成档案整理不规范，造成档案收集的不稳定 随着国家对档案工作的支持与重视，高校档案工作也在我 性。其二，忽视了科研、学刊等档案的收集归档。其三，以 国档案事业大军中一步步向前迈进，但也存在着许多亟待 特殊载体为材料 (重大活动及报告的录像带、录音带、光 解决的问题。 盘、照片等)档案往往因其存储量大、内容较广、人员对其 一 、 高校档案管理中存在的问题 管理疏漏，导致未对这些特殊档案进行择重筛选，且无重 (一)档案管理人员更挟频繁、档案业务能力不足 要文字说明(时间、地点、人物、反映事件、摄影者等)重要 目前，高校档案兼职管理工作人员一般 由各院系、部 信息。 门行政管理人员兼职担任，高校组织机构随着当前高校教 此外，据 了解核实，某些机要部门虽然按照上级单位 育事业的发展，机构调整或行政人员的变动 日趋频繁，而 来文要求，在规定时间(加盖公章)回复了文件或数据上 这些，恰恰直接影响了兼职档案管理人员的稳定性。以武 报，但并未留下同样加盖本校公章上报文件或数据的原件 汉很多高职院校为例，虽然各大高校都按照要求建立了档 或复印件附在上级来文后面存档。在上级单位来文中，有 案室，成立了领导小组，明确了档案室主任及各部门档案 些文件材料属于重要档案需要归档，可是往往在这些文件 管理人员，但大多为各机关部门行政办事人员兼职，而且 的后面看不到当时处理或上报文件、数据的文件材料，致 更换频繁，兼职档案工作人员既没有专业的管理知识 ，也 使材料不完整。 缺乏实际的工作经验，业务技能不足，其档案收集意识可 (三)档案意识不足、档案利用效果低 有可无，不仅对 日常档案管理工作的正常进行产生了影 高校档案的重要作用不仅是为教职人员和学生提供 响，直接导致档案收集不及时，而且还容易遗漏应归档重 “档案服务”，更重要的是开发利用高校档案资源，在提升 要档案，造成不可挽回的现象。 高校办学层次的同时，开发、拓展学校历史资源，挖掘其蕴 (二)档案收集不全、门类单一 含的隐形资源价值。在我国高校中，各高职院校已经逐步 其一，大部份高校的档案收集偏重文书 (红头文件)的