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科学理论 试论档案管理系统的需求与功能开发利用 刘 茜 (中国南方 电网有限责任公司超高压输 电公司) 摘 要：档案管理信息化，是现代科学技术发展的必然结果，也是业务、用户及档案管理对 自身管理提出的需求。本文从业务、用户及系统三方面对档 案管理系统的需求做了简要分析，然后探讨了市面上一些档案管理系统开发设计过程中表现出来的问题，我们应当以此为据，从各方需求考虑来进行档 案管理系统的功能开发设计工作，以满足适应信息化档案管理趋势。 关键词：档案管理系统：功能开发设计；业务需求；用户需求：系统需求；问题 随着科学技术不断发展及档案管理信息化建设不断推进 ，市面上出现 案等功能；管理部分设置档案审核、归档、档案备份、删除等功能。 了各种类型的档案管理系统。一些系统在功能设计上基本相同，多采用以 (二)功能开发设计与利用 传统管理为导向的工作模拟，面对电子档案的急剧增加及档案管理的深入 档案管理系统是一个操作简单、性能稳定、界面友好的自动化管理软 应用，现今市面上不少档案管理系统表现出了不少问题。为了适应档案管 件，其系统是复杂而强大的。基于档案管理系统的功能架构设计，下面从档 理信息化建设，满足各类型企事业单位对档案管理的需求，必须立足于业 案管理角度及各方需求看，这一系统应开发设计以下功能模块。 务需求、用户需求及系统需求来进行档案管理系统的功能开发设计及利用 1、档案的归档与接收 工作，力争充分发挥档案管理系统效用。 文件的收集、整理、鉴定是档案形成的基础，也是检验档案真实性的关 一 、 档案管理系统的需求分析 键 。对于电子文件 ，收集、整理、鉴定是一个交叉操作的过程。由于 电子档案 (一)业务需求 形成以后，依然可以进行编辑和修改，所以进行电子文件归档时要附属清 就 目前看，各类型企事业单位 日常管理基本采用现代化办公系统，如 楚每一份电子文件的静态及动态数据信息，以加强电子档案原始性认定。 办公 自动化系统、物资采购系统等，常常产生大量的电子文件。从业务角度 2、档案的存储与备份 看，面对庞大数量的电子文件，单位需要的是集中式规范化管理、确保电子 档案的存储与备份，是档案管理系统运行的安全保障，所以要求建立 文件长期保存、多途径的检索途径，只有这样采用有效利用 电子文件 。 一 个电子文件的有效备份、恢复的系统，这就要依靠计算机的软硬件产品。 (二)用户需求 基本上应采用通用的存储格式，并设置格式转换功能。如果是机密文件，要 用户分为普通用户、档案管理员、系统维护人员。对于普通用户来说， 加密，或进行脱机保管。此外，还应采用多样的存储方式，如 目录存储、光盘 要求档案管理系统具有浏览、检索、借阅、下载等功能。对档案管理员来说， 存储等，具体采用哪一种则要根据实际需求来定 要求档案管理系统具有文件管理、收集，档案信息的录入、审核、验证、分 3、档案的检索与利用 类，以及相关辅助管理等功能。对系统维护人员来说，要求档案管理系统具 在整个档案管理过程 中，档案的检索与利用是档案管理系统的终极工 有系统权限定制、档案管理架构定制、档案整理规则定制，以及数据和用户 作 目的。为便于用户查询与使用，在这一功能模块要设置灵活多变的组合 使用维护等功能。 查询方式，可在网上浏览与下载无查阅条件限制的电子文件等功能。 (三)系统需求 4、档案的维护性管理 档案管理系统管理的目标是通过成熟而先进的硬件技术软件技术，开 进行维护性管理 目的在于保障电子档案的完整性与安全性，能实现长 发设计出一个安全、稳定、友好、简单的系统，能高效的处理用户请求，自动 期、有效的存储与利用。对 电子档案的维护性管理由