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第23届全国煤矿自动化与信息化学术会议465 暨第5届中国煤矿信息化与自动化高层论坛论文集 自动化办公网络管理策略分析 董璐 (山两省晋城无烟煤业集团寺河矿信息监控中心山两晋城048205) 摘要：当前自动化办公体系在企事业办公中已有了一定的应用，但关于自分 理处化办公的设计理论及其网络管理策略还处于不成熟的地步，笔者根据自己 的工作及学习经验。介绍了该系统的设计策略，并在此基础上指出了做好网络 管理的一些措施。以供同行参考。 关键词：自动化办公：网络管理策略：数据库系统 随着科学技术的飞速发展，计算机网络技术出现了突飞猛进的势头，随之带来的是计 算机技术与各行业各学科之间的融合发展，对于一个企事业单位，面对日益膨胀的业务、 公文管理等信息量，光靠人工手段对信息进行收集及管理是难以满足需求的，故必须改革 当前传统办公方式，利用先进的办公技术，逐步实现自动化办公，以顺应办公管理的发展 潮流，在网络发达的今日，办公自动化的实现不仅牵扯到设计及实现的策略手段，也涉及 到自动化办公网络数据的管理及安全性等方面，下面本文就对这些方面进行详细阐述。 1 自动化办公的内涵 自动化办公(Office 作流的方式使单位内部人员达到共享信息、协同工作的目的，采用自动化办公可以转变以 往手工办公效率低下的局面，全面实现信息收集、信息共享及信息处理一体化，为企事业 单位实现现代化办公奠定基础，自动化办公可以很轻易的实现群体协同工作，这种协同交 流通过网络的传输可以在瞬间完成，自动化办公可以与企事业的具体业务形成完美结合 体，如收集信息、信息查询等可以与具体的业务相关联，这样操作时工作人员仅须点击一 下鼠标便可得到所有想要的信息及结果。企业在实现自动化办公后，即可通过Internet 实现企业与企业、企业与分企业之间的信息交流，使分隔两地的企业可实现实时合作。 2实现自动化办公的意义 与传统办公方式相比，实现自动化办公具备以下两个方面的优点： (1)可以实现办公信息的通讯与共享。应用自动化办公即可通过网络短信，网络邮 件，手机短信等多种方式实现信息通讯，使工作人员可以及时传递有效信息，提高了企事 业内部的办公效率，同时通过设置企业讨论区、公告区及信息发布区即时实现企业内部的 信息共享，达到内部协同共享交流等目的。 (2)提高了办公业务流程的紧凑性。自动化办公的具体实现形式是工作流，工作流 466 第23届全国煤矿自动化与信息化学术会议 暨第5届中国煤矿信息化与自动化高层论坛论文集 就是一系列相互衔接的，承上启下的企业业务。自动化办公系统会先将企业的具体业务划 分为不同的任务，针对不同的任务赋予固定的程序，再对这些单个的程序角色实行调用及 监控，以组成相应的整体性业务工作。工作流与工作流之间的关系可以是相互衔接、互不 相干或循环交错等，一个工作流的终点可能是另一个工作流的起点，前者对后者起到一个 触发的作用，工作流的调用大大加强了办公业务流程的紧凑性，提高了业务的执行效率。 3 自动化办公系统的设计策略及数据库系统 3．1自动化办公系统的设计策略 自动化的办公系统仍然属于人机信息处理系统，与普通办公软件一样，它也需要一个 面向过程及对象的管理系统，与一般软件相区别的是，自动化办公系统的面向过程针对的 是各项企业业务的协同机制，其作用在于能够及时传递各类信息以保证不同主体间办公的 协同进行，这与普通的部门智能管理系统有着本质的区别，部门管理系统仅是采用计算机 做一个简单的办公模拟，而自动化办公系统在强调信息通讯的同时也充分给予协同工作足 够的重视，使得信息各层请示及报告传递明确，大大提高了办公效率。因此在设计时必须 重视这一点，根据不同的操作对象，运用面向过程的设计思想，改进系统不合理的地方， 保证协同信息的及时传递，另外在办公自动化系统设计时应保持有长远的眼光，在设计之 初先建立系统的服务目标，弄清楚当前企业网络资源状况及业务操作流程，自动化的设计 及解决方案应体现出以人为本，以解决人工办公困难及问题为方向，提高办公质量及水平， 改变原有落后的办公信息流通方式，做到人机和谐，以最大限度提高企业业务办公效率。 3．2网络自动化办公的数据库系统 对大多数企事业单位来说，办公