电子时代文档一体化管理新论.pdfVIP

理模式 在管理思想上要有个观念的转变，要 从过去的偏重整理与保管，慢慢转变到在网 络环境下的计算机管理与综合开发利用档案 信息资源上来。存管理手段上，从传统的手T 操作向使用缩微等更为先进的技术设备转 篓 变。在管理方法上要更加科学化、规范化。 随着计算机技术在文件和档案管理中 问的这种关系，决定了它们的基础就是实 总体来说就足：以文件周期理论为指 的普及应用，特别是电子政务和电子商务的 行一体化管理。 导，借助计算机及网络技术，从系统论的角 出现和发展，现在我国已进入纸质文件和电 2．电子时代文档一体化的优越性 (1) 度出发，对文书T作和档案工作 ，进行统筹 子文件共存、纸质档案和电子档案共存的时 保证档案信息收集齐全、检索准确。档案管 规划和科学管理，使之实现系统化和规范 代。人们愈来愈感到要实现信息管理的连续 理的超前控制，“就是在文件归档处理中一 化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确 性、一致性 、经济性，文档一体化系统是不容 直贯穿着档案管理的要求。文书与档案紧 保从机关现行文件到档案管理的高效和优 忽视的重要环节 在实际_广作中，为了把计 密衔接，避免了文件归档不齐全、分类不规 化。实现文档一体化管理，不仅可以加强档 算机上有保存价值的义件、数据以适 的形 范 、检索与利用困难等问题，提高了档案的 案部门对文件管理的超前控制，保证归档档 式转到脱机保存的介质中，从而减轻计算机 分类号 、人工辅助标引主题词、摘要等的准 案的质量，还能够减少档案部门的工作程 硬盘的负担和保持文件的安全性，电子文档 确性。”II文I件产生于归档人员手中，他们比 序 ，减少人力、财力、物力的重复和浪费，而 的一体化管理已得到整个档案界越来越多 案人员更了解文件材料的内容。因此，他 且能够达到文书、档案信息共享，发挥文档 的关注，文档一体化管理成为了档案 [作的 们对文档一体化管理也是有举足轻重的作 一 体化综合的整体优势。 必然趋势。 用的，可以保留住文件之间完整 、清晰的关 1．档案丁作在现有文档一体化管理方 一 、 电子时代的文档一体化管理的可行 系，这对下提高档案检索的查全率 、查准率 式的基础上完善 自身，也是文档一体化管理 性及优越陛· 有着微为重要的意义：利用者可以通过计 的发展趋势。它使管理体制更加通顺，让组 随着科学技术的发展，档案T作必须 算机强大的检索能力，按照不同的排列组 织机构更加完善 ，使文件、档案管理的两个 适应当前单位精简高效 、多功能服务的要 合方式、输}fI信息 ，这丰富了检索途径。(2) 阶段有机结合起来。把文件管理和档案管理 求。档案办公设施逐渐得到改善，为提高档 达到文书与档案信息资源合为一体的 目 看做是一个统一的、相互联系的系统工程， 案管理水平提供r外部条件。要根本上改 的：“文档一体化把文件与档案归入系统里 采取统一的工作制度 、原则、方法和共同遵 变文件处理和档案管理相脱节的状况 ，达 面，这个系统的功能是比较庞大的，可以借 守的技术操作规范及标准来控制前后各有 到合二为一的效果，文档一体化管理必不 助计算机进行管理，达到文档内容的资源 特点但又互相连接 、衔接的工作程序，最大 可少。存这样的情况 ，让密切相关的文件 共享，实现了文件和档案的多途径检索和 限度地利用各因素之间的同一性来完成文 丁作与档案T作合为一个整体，适 L，投入 一 次性输入、输出，其最佳管理效果就是使 档一体化的工作体系。要成立全国性的统一 人力、物力、财力，这样才能获得事半功倍 文件与档案内容合二为一。”(3)促进档案 管理机构，负责管理全国的文书工作与档案 的效果 。 工作的收集完整 、系统便捷