对企业电子文件管理流程变化的探讨.pdfVIP

■ Ii，2I 【01■J 对企业电子文件管理流程变化的探讨 口杜新瑞 1 电子 文件 管理 流 程 在 时 间上 的变 化 同 数据 库技术 和 网络技术 的综合 应用 ，为 电子文件 1．1 归档 纸 质文 件 的归 档 时间一 般 分 为两类 ，一 信息 的组织 提供 了很大 的空 间。 是 文件形 成后 第二 年上 半年 归档 。主要 适用 于行 政 二是鉴 定 为 了同时 保证 电子 文件 的有用 性和 管理 文件 ：二是项 目结 束 后归档 ．主要适 用 于科技 文 可用性 ．使 得到 保存 的 电子文件 具有 实现 其价 值 的 件 这 种情况 在 电子环境 中发 生 了变 化 ．归 档 时 间明 可能 ．鉴定 工作需 要完 成这 样三 项判 断工作 ：某 信息 显提 前 。 集合 是否 是 电子 文件 、文 件所 含 内容具有 多 长 时 间 1．2 鉴 定 ．归 档 是 鉴 定 工 作 的一 项 执 行 活 动 ．归 档 的保存 价值 、文 件 的技术状 况是 否 能够保 证其 内容 的提 前必 然要求 鉴定 T 作 的提 前 根据 业务 流程 图 价值 的实现 ．即鉴 别 、内容鉴定 和技术 鉴定 。其 中 ，鉴 中所 展示 的电子文件 生 成节点 ．明确 电子 文件 的种 别 和技 术鉴 定是 电子 文件 鉴定 工作 的新 内容 。鉴别 类 ；结合机 构 的主要 职 能 活动 、重要 工作 内容和关 键 的任 务是将 电子 文件从 机 构信 息流 中挑选 出来 。机 的T作 步 骤 ，将 这些 职 能 、工作 、环节 中生成 的 电子 构 内部 可能存 在 多个信 息 系统 ．这些 系统 中保存 有 文件 作为有 价值 的文 件保 存 ．其他 文件酌 情 考虑 ：将 多种数 据信 息 ．并 不是所 有 的信 息都 是文件 信息 。技 上述 结果 反 映 在 电子 文 件保管 期 限表 中 ．并 将 电子 术鉴 定包括 电子 文件 真实性 检测 、完 整性 检测 、可读 文件保 管期 限表 纳入 管理 系统 ．即按照 规定 的文 件 性检测 、无病 毒鉴 定和介 质状况 检测 。 种类 (名称 )、区 分这 些 不 同种类 (名称 )文件 价 值 的 三是著 录 著 录是时 间和 内容都 发生 显著 变化 依据 、保管期 限 ．开发 自动鉴定 的功 能模 块 。文件 一 的管 理活 动 由于 电子文件 有可读 性 的要 求 ，在技术 旦生 成 ．系统便 将 文件 与保管 期 限表 的条 款对 照判 不断升级 的情况 下 ．不可 能 只通过静 态保 存 的方法 断 ．然后文件 才 能进入 正 常 的处 理 流程 ：如果 系统 不 来保管 归档 文件 ．需要 对之 不断地 进行 复制 和迁 移 。 能 自动判 断文件 的保 存价 值 ．系统 则及 时提 醒文 件 电子 文件不 可能 不变 ．在 变 中维 护其 真实 性 的方法 管理 人 员或 档 案 人 员 需 要 做 人 工 鉴 定 之一 就是对 文件 和文 件管 理活动 的著 录 ．所 以电子 1．3 著 录 为 了保证 著 录信 息 的准 确 ．减 少重 复 劳 文件 的著 录不 仅 是编制 检索 工具 的手 段 。同时还 起 动 ．要求在 文件 形成 时 由形成 者完 成一 些著 录项 目 到维护 电子 文件 真实性 的作 用 这决 定 了电子 文件 的编 制工作 ．这 一功 能最 好设 计到 电子 文件 管理 系 著 录 的信 息 源不仅 是文 件 内容本 身 ．还 包括 生成 、管 统 中 。由系统 给形 成 者提 要 求 。不完 成 此 工作 。无 法 理 电子 文件 的活 动 著 录必 然贯 穿 电子文 件整个 生 进 入 下一个 流 程 命 周期 ．不 同的活 动形成 不 同 的著 录项 目．如在形 成 2 电-7-文件 管理流 程在 内容上 的变化 阶段完 成文件 的