小议声像档案管理存在的问题及建议.pdfVIP

维普资讯 科 档}案1管1理 小议声像档案管理存在的问题及建议 黄春艳 (黑龙江省北安垦区尾山供 电局，黑龙江 北安 164142) 摘 要：随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。声像档案普遍存在着归档不完整、保管条 件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。现针对这个问题进行了探讨，并提出了加强声像档案管理工作的对 策及建议 。 关键词：声像档案管理；问题 ；对策；建议 声像档案是指国家机构、社会组织以及个 得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。 管好声像档案奠定 良好的基础。 人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保 2加强声像档案管理工作的对策及建议 2，4结合实际，创造条件，力求妥善保管 存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、 2．1加强宣传、提高意识 ，争取领导重视 从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒 录像带等不同材料为载体 ，以影像、声音为 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事 ， 湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等 。而 目 主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是 更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导 前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短 一 个单位档案的重要组成部分。 的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年 时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认 1声像档案管理存在的问题 的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位 为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务 1．1管理制度不健全 ，声像档案没有集中 的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高 之急。首先，声像档案要独立成卷 ，使用声像 统一管理 全民，特别是各级领导及有关人员的档案意 柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房 声像档案的管理主要存在着三种形式：一 识，营造出一种 良好的档案工作氛围；二要抓 温湿度，远离光线、磁场等；录音带 、录像带 是档案室集中统一管理，随时形成随时移交， 住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立 采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像 仅 占26％；二是各科室一年一次移交档案室， 档单位要善于抓住机遇，结合本地 、本单位中 档案的寿命。 占35％：三是由科室分散保管或个人保存 ， 心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实 2。5全面出击 ，形式多样，疏通收集渠道 占39％。由此表明有五分之二的单位声像档 例，发挥档案 自身的宣传教育作用。 要实现声像档案收集完整，采取必要的行 案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度， 2．2加强管理，制定办法，狠抓制度落实 政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运 或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏 要改变声像档案管理混乱的现状，制定一一 用多种形式收集也很重要。主要有：(1)通过 有效的保障措施。 个切合实际的管理办法来规范此项工作很必 正常移交接收。(2)重点单位 、重点科室重点 1．2档案意识不强，声像档案难以及时完 要。各立档单位也要建立相应的管理制度，强 收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产 整归档 化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档 生声像档案比较集 巾的，要有重点地强化收 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要 到移交档案室统一管理，制定一套严格的制 集，经常沟通及时掌握情况。(3)重点人物 求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文 度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档 (摄录人员)直接征集。有一部分摄录人员除 字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员 案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永 担当本单位的摄录任务外 ，还被指派 (或聘 自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近 久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移 请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市 20％的单位有积存