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会务实训 2009级文秘专业 实训安排 1、会务组织工作的概述 2、会务实训 要求：每位同学按照要求上交实训成果，作为本次会务实训的成绩。 3、参观会议室 要求：按照学号的先后顺序，每批10个同学跟随老师参观会议室，其他同学留在课室做会务实训，待每位同学参观完会议室并完成会务实训，统一上交作业，进行考勤后方可离开。 单击此处添加标题 会前准备工作 成立办会小组 办会小组的分工 办会小组的分工 拟制方案 会议整体方案的制定 议程、日程的安排 （1）议程 （2）日程 会议日程是会议的各项活动在会期以内每一天中的具体安排。在会议日程中，会议的各项活动按上午、下午、晚上逐项列出，使会议所有活动与时间一一对应。制作时使用文字形式，也可使用表格形式。 准备资料 会议通知 会中所需文件资料 会场布置 座位安排包括会场内的基本格局、主席台的座次、场内人员座次及区域划分。 会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等，基本要求是庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。 会中服务 会后工作 实训任务 本次课程结束，谢谢欣赏 * * 会务工作 会前准备 会后工作 会中服务 小组分工、确定职责 确定会议整体方案、议程、日程安排 会议通知、回执、会中所需文件资料 座位安排、花卉、茶水、硬件设备 负责会务组织、会场布置、会议接待签到等工作 负责撰写会议方案，准备会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、会议简报等 负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作 负责会议的录音录像、照相、娱乐活动和对外宣传报道 负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作 负责防火、防盗、人身安全和保密工作 ⑴确定会议的主题和议题。 ⑵确定会议名称。 ⑶确定会议。 ⑷确定会议时间、会期。 ⑸确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。 ⑹确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。 ⑺确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加会议 ⑻确定会议经费预算。 ⑼确定会议的餐饮安排。 ⑽若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。 （1）编制会议议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯顺序 和本公司有无对会议议程程序的明确规定。 （2）议程表的第一项一般是宣布议程，其次是安排所要讨论的问题。 同类性质的部下应集中排列在一起。 （3）保密性较强的议题一般放在后面。 拟定会议日程和议程应注意的问题： （1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。 会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化， 可作相应调整。 （2）会议议程与日程的安排必须吻合。 （3）会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。 会议通知的内容 标 题 “机关名称+会议名称+通知”（用于正式的，重要的） “会议通知”（用于事务性或例行性会议） 通知对象 可特指、可泛指，也可写个人姓名。 会议通知的内容 正 文 会议的目的、名称、主题；会议的时间（包括开始时间、报 到时间、结束时间）、会议的地点、参加对象、其他事项。 落款与日期 主办单位的全称，发出通知的日期。 回执单 常用回执格式 1．表格式回执 　　 常用回执格式 2．签收式回执 　　 需准备的会议材料 来宾资料 会议手册、宣传材料、会议须知、议程、会议通知等。 会务资料 会议使用文件、会议程序文件、会议主题文件 沟通资料 来宾登记表、住宿登记表、会务组成员通讯录 会议接送 会议记录 会议简报 会议调度 整理文件 会议纪要 会议总结 安排离会 任务1 撰写 会议通知 情景描述： 广东达维有限公司准备在2010年11月10日至11日在广东省广州市花园酒店召开2011年代理商订货会议，于2010年10月11日发出会议通知。会期为2天，11月9日报到。报到地点在花园酒店1506房。请各地重要经销商参与，会务费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。 3．实训要求 （1）要求格式规范，条款清晰，语言得体。 （2）会议通知的字数不限，但要涵盖材料中的所有要点。