电力企业文档一体化管理探讨.pdfVIP

Lo117CARBONWORLD2oI4，8 论述 电力企业文档一体化管理探讨 吴 梅 (中国电力工程顾问集团西南电力设计院，四川成都610021) 【摘 要】作为电力企业信息系统的重要组成部门，文书档案在企业信息化建设中起着至关重要的作用。现如今由于企业办公 自动化系统的启 用，电子文件逐渐成为了企业文件 的主导形式，文书档案也随之有 了新的要求，即如何用网络技术收集、堆集、整理、形成档案，开发档案信息资 本以及提高档案管理的效率。因此，企业需要一套文件、档案一体化的计算机系统。文件、档案一体化的计算机系统是指将文件处置和档案管理 两个管理系统有机的联系在一起的管理系统。现如今的电力企业的文书档案电子化 已获得一定的成长，但管理上还不够规范。为此，需要再进 一 步实现文书档案管理 电子化的同时，增强管理的规范化工作。 【关键词】电力企业；文档一体化i管理 【中图分类号】G271 【文献标识码】B 【文章编号】2095—2066(2014)15—0319—02 1电力企业档案工作的现状 的文档进行归档。同时工作人员也意识到 了．在现行业务系统 电力行业作为我 国国民经济的基础设施行业 ．在服务国 的开展过程 中，要责任 明确 、注意积 累，记录 电子文件活动全 过程 中所有重要的和有价值的信息．确保 电子文件 的真实性 家经济发展和服务百姓民生等方面存在着特殊的地位 。但随 着我 国科技的进步和智能电网的发展 ，电力档案包含 的信息 和完整性 。 容量也越来越丰富庞大，有着 巨大的利用价值的电力档案也 2．2文档一体化系统的统一性 越来越被社会所认识和发现。怎样及时有效地使这一庞大的 文档一体化管理模式的实现是文件和档案共 同依赖统一 资源得到管理和利用，更好地为我 国的电力工业科学决策、生 的管理信 息系统 ，此系统通过采取相 同的数据 、文件存储格 产经营和科学研 究提供及 时、全面、准确的服务 ，已成为电力 式，运行于企业中同构 的服务器和数据库管理平台．但是在这 档案 工作 面临的一项紧迫任务 。 个系统中，文件管理人员对信息系统的操作权 限和档案工作 2 文档一体化管理的思路 人员的权 限却有所不 同。在企业文件进行生成、处理、审批等 业务时，业务工作人员有对相应的文件进行增加、修改、删除 2．1电力企业文档管理过程的互动性 的权限，档案工作者却没有这种权利 。他们只有查看、浏览的 电力企业文档一体化具有将现行业务 系统的工作与档案 权限，两者的权限各不相 同，无法共 同管理 。文档一体化管理 工作实现互动与交叉的重要特点。①档案工作者就能够随之 系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程 中．不再 需要 开展鉴定、归档及归档后的管理 。这样就加强了前端参与和过 数据转换和迁移 ，这样既保持 了企业文件信 息的真实性和完 程控制的能力 ．同时也增大 了社会积 累财 富的执行力；②也增 整性 ．同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性 ，减少 了工 强 了工作人 员对档案的认知程度 ．使他们 不仅认识到 ，将有价 作人员在工作过程 中的错误发生率。 值的文件完整归档并且移交给档案部 门将其保管起来 ， 自己 2．3工作流程的集成性 相应 的工作才算真正意义上的结束 ，而不是仅仅的把要处理 ◆…I◆…j◆…◆…l◆…J◆…I-*1…◆…}◆川J◆