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电子文件归档管理方法探讨 ■贺星星 随着网络技术的飞速发展 ． 备技术的发展又是 日新月异。当 未解决 ．很多电子文件 的法律效 信息化进程 的不断加快．电子文 前．电子文件管理仍无章可循，无 力尚不明确 有些计算机文档一 件成为现代社会信息资源的重要 标准可依，处于各行其是的状态。 体化系统设计时就存在一些功能 组成部分。在这种新形势下，充分 (二=I)电子文件管理处于可有 缺陷。如 电子文件实现无纸化 ．或 认清电子文档管理的现状与存在 可无状态。目前在我国的很多部 只设计逻辑归档功能．这将给文 的主要问题 ．采取科学可行的措 门．办公 自动化仅处于事务级阶 件法律效用、安全保管和合法存 施加强电子文件 的管理．提高电 段 ．计算机只起打字机作用，形成 取的监控带来难题，而一旦网络 子资源的利用率。意义十分重大。 的电子文件 只能称为草稿性电子 受到病毒攻击或因其他原因被毁 一 、 电子文档管理现状与存 文件。就文件管理而言，主要是将 坏，文件丢失难 以避免。因而 ，在 在的主要问题 电子文件打 印成纸质文件后对纸 设计文档管理一体化功能时．应 电子文件的管理与传统文件 质文件的管理 ．而针对电子文件 根据这些因素及存在 的缺 陷，设 相 比 ．在管理概念 、形式、方法上 的规范管理几乎未曾进行 ．往往 有物理归档的功能 。 有很大的差异 。我国电子文件管 是存储在硬盘 中的文件被随意修 二 、加强电子文件归档管理 理的现状大大落后于电子文件 的 改、删除；拷贝成软盘的电子文件 对策 产生与发展，各地的发展也极不 散落在计算机操作人员、设计人 知识经济时代 的到来，使文 平衡 。可以说，我国的电子文件管 员手中，没有系统地收集整理。所 件管理 、档案管理成为信息资源 理仍不够成熟。处于初探实践阶 以．电子文件常常 自生 自灭，处于 管理的组成部分．由于计算机普 段。目前的主要状况是： 可有可无的散乱状态 ．随时间的 及程度、技术环境的不同，以及对 (一)电子文档管理有待于进 流失逐渐丢失．各种信息被逐渐 电子文件管理重视程度 的差异 ． 一 步规范。在具体管理实践中，传 忘却．电子文件的多用途快速检 目前我国的电子文件管理还处于 统文件 的管理如管理 的基本原 索、传递及向时满足多用户等优 自行摸索阶段，造成管理形式、方 则、归档范 围、归档时间、组卷方 越性得不到充分体现 ．造成很大 法的多样性 。各种管理状况并存 。 法、著录格式、保管条件等，都有 的资源浪费。 笔者认为．加强 电子文件归档管 相应而且统一的国家和地方部 门 (三)电子文件管理系统有待 理应 当着重从 以下几个方面努 的标准和规章制度 ．但 由于出台 于进一步优化。管理系统功能不 力。 时间较长 ．当时科技发展和思想 一 、 模式不一。很多单位从本单位 (一 ) 电子 文件 的收集 与整 认识的局限．往往难 以适用于 电 出发研制各 自的文档一体化管理 理。电子文件的收集范围．按公司 子文件的管理 。如何针对 电子文 系统 ．由于缺乏必要的统一技术 关于文件归档的有关规定执行。 件管理的要求 ．制定一系列能长 指导，存在各系统功能不一、模式 当正式文件是纸质时．如果保管 久适用的标准和管理规范．就显 不一的状况．这必将会影响将来 部 门已开始进行 向计算机全文处 得非常必要。但 由于电子文件涉 全 国性 的电子文件管理标准化 的 理的转换工作 ，则与正式文件定 及的技术环境较复杂．对设备有 进程 。由于保证电子文件真实性、 稿 内容相同的草稿性 电子文件应 很强的依赖性．而计算机软硬设 完整性 、可靠性的技术要求依旧 当保留．否则可根据实际条件或 需要 ，由部门领导确定是否保 留。 电子文件 ．收集时必须连 同专用 值 ．但又缺乏完善的计算机 网络 保存与纸质等文件 内容相 同的电 软件一并收集 。计算机系统运行 管理系统的单位往往采用这种方 子文件