电子档案管理问题探析.pdfVIP

2011年第4期 黑尼江档案 总第 187期 heilongjiangarchives 指昱】 电子 档 案 管 理 问题 探 析 ◇高世宇 在信息时代 ，档案作 为一种信息资源 已逐步被人 相关支持软件 ，即在保存 电子档案的同时 ，将 电子档 们 认识 和 r解 ，电子 档 案随着办 公 自动化 的普 及 而 逐 案卡H关 的软件及整个应 』_f_】系统一一并保存 ，并与 电子档 渐产牛 。档 案管理 如何适 应信息 时代 的步伐 ，做 到 与时 案存 储在 一起 ，以便恢 复 时 以本来 的面 目进 行 显示 ；二 俱 进 ，不 断创 新发 展 ，已成 为 当前 档 案 I：作 荷需 要 不 断 是保 仔 原始 档 案 的电子 图像 ；一是 保仔 }乜子 档案 的打 加 以关注 和研 究解 决的新 问题 。 电子档 案 的特 性 不 问 印什或制成缩微 品，这足最为稳妥 的永久保存方法 。 于传统 的纸质档案管 式 ，本文针财 电子梢案 的属 第 四，保 证电子档案 的可理解性 。对 一份 电子卡当案 性特点 、保存维护 、利用管理等 L作进行探讨 。 的内窬来说 ，常常有不被人完伞理解 的情况 。为了使人 一 、 电子档案 的特点 们能够完全理解 一份 电子档案 ，就需要保存与档案 内 电子文件作为一种数字化 的信息 录形式 ，县有 容相父 的信息。这些信息包括兀数据 、物珲结构 逻辑 区别 于纸 质 文件 的 明显特 征 。如 电子 文 件 的信 息形 态 结 构 的关 系 、相 关 的电予档 案 名称 、存 储 位置 及相 互关 是 数 化 的 ，电子 义 件对设 箭有 着很 强 的依 赖性 ，电子 系 、 电 子档案 1人】容相 关 的背 景信 息等 。 文件具有非直读性 、信 息共享性 、易更改性 以及 电子文 三 、电子档 案 的利用 管理 件非实体 门档等特 点 。电子文件 的特 点使得 电子档案 第一 ，电子档案提供利用 的方法 。对档案部r¨J来 和纸质档案相 比具有许多优越性 ：一是容量大 、体积 说 ，电子档案提供利用 一般有 i种方法 。一是提供拷 小 ，节省库房存储空问；二是能同时保存文字 、声音 、图 贝。档案部 门向利刚者提供载体拷 时 ，应将丈件转换 形和影像等文件 ，增强 了档案 的可 渎性 ，丰富 _r档案 的 成通用标准文档存储格式 ， 利用者 F1行解决恢 复和 内容 ；=是 省 时省 力 ，档 案 管理 人 员只要掌握 J，电子 档 示 的软硬 件 平 台 。当利 用者 不 具备 利用 电子 文件 的 案 的特 性 和先进 的技术 设备 与相应 的管理 软件 的使 用 软 硬件 平 台时 ，也 可 以 这些 用 户提 供 打 印件 或缩 微 技 术后 ，就 能通 过 网络 完 成档 案 的收集 、整理 、归梢 和 一 。二是通信 传输 以网络 传输 电子档案 ，这一 方法 比 提供利用等 丁作 ；四是提高了档案 的利用率 ，当档案用 较适合馆 际之 间的信息资源 棚交流及为相埘 固定的 户将档案信息下载到本地机后 ，真正 的档案原件仍保 查档单位提供档案资料 ，可通过点对点转换数字通信 存于档案部 门，这样 ，一份 电子档案 可同时为不 同的用 或互联 网来实现 。 是直接利用 。直接利用是利用档案 户提供服务 ，有效地提高了档案的利用率。 部 门或另一检索机构 的电胜在档案部 门的网络上直接 二 、电子档 案 的保存 维护 查询 的一种 方 式 。其 特点是 町为利 用 者提供 技术 支援 ， 如何 保存 维 护 电子档 案 ，使 之安伞 、可 靠并永 久 处 与通 信传 输 相 比减 少 了大量 的管弹 1：作 ，可使 更 多 的 于可 准确 提供 利 用 的状 态 ，是档 案 J作 者 急需解 决 的 汝者 同时利 用 同一份 电子 案 这 种方 法 的可行 性取 问题 。 决于档案馆 网络系统 中可供直接利