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浅析文书档案管理中的问题及对策 ■刘新燕 摘要：文书档案是单位管理活动的重要工具．也是 拟写等等都与业务人员的能力与文字水平有关。 档案工作的重要组织部分，它记载本单位的过程，客观反 二是档案收集不规范，在收集过程中，制度形同虚 映本单位领导决策、基本建设等方面的过程及成果，是衡 设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确。文书 量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。本文探讨了文 档案的收集工作是档案管理的首要任务，在收集的过程 书档案管理工作中存在的问题和应对的方法。 中要注意：凡上级来文或同级部门来函，不管是发给党政 关键词：文书档案科学管理方法对策 办还是各部门，都应该由文书统一拆阅收记；不论是机关 内各部门还是有关单位递上资料，在盖印时都要留下一 公文是进行公务活动的重要工具，是党政机关、社会 份备用；收文中发现重要文件要随手复印，将复印件交党 团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活 政主要领导批阅后传阅，原件存档：有些档案资料是在各 动而制发的。公文与档案关系密切，公文是档案的主要来 部门打印后留下来的，因此这些资料的底稿便成了收集 源，处理完毕的公文在一定条件下转化成档案，可以说， 归档的线索。文书档案的收发、拆阅登记、盖印、传阅、复 公文是档案的前身，档案是文件的归宿。本文就目前存在 印、归档整理等一系列过程中，因种种因素的影响，使之 的一些不足及今后的对策作一浅析。 不能有专人一手经办，也没一个统一的规格范畴，产生的 后果暴露无疑。 一、文档管理方法手段的落后 三是文书档案整理完毕后，由于组合分类装订工作 直接影响了文件档案质量 滞后，不但造成文书档案有所损坏，也给文书档案在今后 档案管理手段落后，给档案工作带来消极后果，主要 的使用中造成借阅困难、复印不便、保密不严等管理上的 是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需 遗憾。如现有的立卷方法在装订案卷时，首先要去除文件 求。造成档案技术落后的主要原因有： 原有的金属装订物，然后再重新打眼装订，这一过程对文 一是现有的文书档案内容繁琐、形式多样、分类细、 件会造成损伤。又如同一类别在一个案卷中就给查阅者 费时又费力， 带来保密中的不严。再如，为了某一部分案卷需要又给复 上级针对本机关的指导性公文、本级机关主要职能 印中带来不便等等。 活动中形成的公文材料、下级机关呈送的报请类公文、同 四是在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误 级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文等。依传 区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重 统的立卷整理方法需求分类方案进行一级级分类、编页 要性缺乏足够的认识。再由于部分干部对档案综合管理 号、抄内目、拟案卷题目、确定保管期限、编制检索工具等 的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足， 等，一环扣一环，程序繁琐，效果不佳，手法欠缺，档案专 甚至有部分还认为档案室主是堆放多余资料的地方，甚 兼职人员经常要加班加点，有时还要抽调人员帮忙，案卷 至成了某些人眼中的废纸仓库，造成了档案工作有领导、 质量却难以保证。现有的立卷方式要根据本机关的职能 无计划；有任务，无落实；有形式，无效果。档案工作缺乏 与内设机构等编制分类方案，而分类方法又有多种选择， 应有的长期性和连续性的发展规则。 即使是同一机关，不同的档案工作人员制定的分类方案 二、科学规范的管理是提高档案管理效率的对策 也会有差异，不同专业的人员操作结果大相径庭。如分类 组卷过程中即使完全按照分类方案组卷，也会遇到一些 管理部门之间缺乏有效的沟通，档案管理信息滞后 文件难以确定其属类；又如保管期限的确定，案