浅谈电子档案文件数据管理与电子档案的保护.pdfVIP

维普资讯 2008年 第6期 黑龙江交通科技 No．6，2008 (总第 172期) HEILONGJIANG JIAOTONG KEJ (SumNo．172) 浅谈电子档案文件数据管理与电子档案的保护 王银涛 ，孟宪华 (1．黑龙江省交通科研所；2．黑龙江省高速公路建设局) 摘 要：介绍了电子档案文件数据的管理和电子档案的保护。 关键词：电子档案；数据管理；保护 中图分类号：(；271 文献标识码：A 文章编号：1008—3383(2008)06—0116—01 1 电子档案文件数据管理 何种措施巩固先进的数据管理实践。然而在实际中，不同的 采用数字化通信手段的机构会形成大量的电子文件，为 机构文件背景产生的电子文件管理的条件各有不同，机构文 保证这些文件的凭证作用 ，就需要在文件周期的整个过程中 化的变量因素势必影响到管理政策、系统设计、系统实施程 加倍重视数据管理的问题进一步明确文件和档案管理的需 序、标准的制定等一系列策略的成败。 求。必须认真分析机构文化和技术能力的基础上选择切实 文件和档案工作者之间之所 以都将业务活动中的应用 可行的方案。机构最高管理层对文件的形成保管和利用做 系统作为重点，一方面是由于这些系统 自身能够形成文件； 出决策，并考虑到带有一定的风险性。同时电子办公环境的 另一方面是因为保存电子证据的特殊要求取决于业务活动 改变迫使机构不得不以一种新的眼光重新看待档案，必须改 的不同特点。一旦将重点放在业务应用系统上，文件和档案 变旧的行为方式去适应新的环境。在电子文件环境中，对数 工作者便可以借助风险性管理方法进行决策。就档案和文 据的管理仍将遵循最基本的理论原则，适应环境的变迁并不 件管理方面的决策而言 ，风险性管理方法比成本收益更为 意味对原有理论的否定。 科学、合理。尽管这种方法在很大程度上无法估量长期效 档案管理和文件管理具有一个共同目标 ，那就是提供机 益，但有经验丰富的管理人员还是倾向于采用这种方法来评 构凭证。然而，在电子环境中，要想实现这一 目标并非轻而 估多项现实效益。 易举。文件的证据作用在于自文件的形成之日起就能够提 在电子信息系统的整个生命周期中都存有上述风险，档 供信息查阅，满足读者的需求，这是至关重要的。在公共部 案工作者和文件管理人员要想对其加以控制。就需要在一系 分。文件的证据作用即可保障公众知晓政府信息的权利，同 列严格的数据管理的实践活动中进行摸索。重要的文件管 时也保护隐私权。 理，隐私权的有效维护以及信息 自由和安全的保证都同样需 如何使档案管理人员及程序管理员明确电子信息系统 要这种实践活动。为此，档案工作者越来越需要寻求档案部 的这些功能需求。这是档案工作者不可忽视的一项职责 只 门与机构中其他职能部门的共 同利益，进而并肩前行。同 有使所有的机构工作人员认识到电子文件的特性及凭证作 时，还必须意识到电子通讯环境的影响所导致档案实践领域 用的重要性，各项规章制度才得以实施。 的变化，探寻与传统工作环境的相同之处与不同之处。 机构内部的通讯方式正在发生着根本的剧变，而这也是 电子文件数据管理必须确定长期保管电子文件的场所 引入以计算机为基础的电子通讯技术的必然结果。这些技 及其管理人员。电子文件的实体管理并不能保证其证据的 术的引入不仅为信息传递提供了新的途径，同时也改变了通 完整性，必须采取其它相应安全防护措施。如果只对文件进 讯的社会属性，传统通讯方式多为撰写分析报告，或给公司 行