教育行政办公系统简明手册.doc

教育行政办公系统简明手册 一、安全注意事项 1、为了办公安全，请您在第一次进入系统后首先更改口令！ 进入OA首页，点击→“Notes口令更改”，按提示操作即可。确保您记住了新口令，您的新口令系统管理员也无法知道，如果忘记可由系统管理员给您重新分发ID。 2、您可以随身携带个人ID文件在单位局域网内任何一台安装好OA的电脑上处理个人办公业务。ID文件相当于您私人办公室的钥匙，请妥善保管，最好不要拷贝到电脑中或交给他人使用（建议放在您的U盘内）。ID的口令也请保密，以免造成不必要的损失。 二、常用功能 1、“今日工作”显示您最新需要处理或还未处理完的事务。 2、“签报管理”等同手工方式下使用“请批件”的工作。 3、“发文管理”等同手工方式下使用“发文请批单”（即需要编文号行文）的工作。 4、单位内部传送文件、群发文件等日常工作请使用“今日工作”中的。 5、在公文流转中，请您记住几个最基本、最常用的操作： （1）——建立一个新的事务或文件。 （2）——所有签批意见、发送给他人、盖章、分发文件、归档等事务都在这里处理。系统会自动判断您下一步可能进行的工作并给出操作菜单供您选择。 （3）——编辑文件、报告、方案等的正文内容，和WORD操作完全相同。具有修改痕迹留存功能，点“开始审定”会以不同颜色显示前面所有人修改的内容，点“接受审定”将痕迹关闭，相当于稿件按新内容重新排版。您再点一次“开始审定”仍可以看到全部的修改痕迹。 （4）——显示文件办理过程中每走一步的经办人姓名、处理时间和操作内容。 三、操作小常识 1、第一次进入OA系统及各模块，往往会出现“执行安全性警报”提示，这是系统在进行密码验证，您只需要每次都点按键就可以了。几次以后该提示不再出现。 2、点击首页“今日工作”栏内文件，如果出现“Invalid Universal id”提示，表示该文件已经处理过了，因系统刷新周期未到所以还继续显示文件名，可以不管它。 3、点击“今日工作”模块的键，如果出现“Document has been deleted”提示，表示该文件已经处理完了只是还未刷新，确要关闭“今日工作”模块点击标签上的即可。 4、OA中所有刷新均按“F9”键。删除某个文档后，可按“F9”键彻底清除，或在退出时由系统自动提示是否真正删除。 5、如果待办文件中有附件（WORD文档、图片、音视频文件等），请在附件图标上点鼠标右键出现菜单，要阅读内容请选“查看”，要将附件保存到本地请选（即“另存为”）。 6、点击NOTES右上角的图标，出现地址栏，输入要访问的网址即可访问互联网。 7、您只需要在OA界面内操作，上方和左边的一些菜单、按键是NOTES自带的，可以不管。 四、“教育行政办公系统”权限解释 1、管理权限----是否可以管理其他用户的文件处理权：是，否。 选“是”则该人有权设置、调整本单位其他用户的权限，一般为办公室管理人员。 2、文件签批权： 一级 二级 无 有此权限的人员可以对文件进行签批（核稿）操作，一般授予各级在职的领导、负责人。 注：该权限的“级别”与所在单位和部门无关，各类正职（如正校长、正处长、正科长）就是一级，副职（如副校长、副处长、副科长）就是二级，无：一般工作人员。 3、办公室核稿权： 此权限一般仅授予单位办公室的核稿人（文秘）。文件经领导签发后，须由办公室有该权限的人员复核、编制文号以后才可对外发出。 4、部门收发权： 授予负责本单位、本部门接收内部来文的人员，每部门一般只设一个人有改权限。 5、档案管理权： 一级 二级 无 授予单位和部门负责档案管理的人员。“一级”为单位档案管理员，“二级”为部门档案管理员。每部门一般只设一个负责管理部门档案的人员。 6、会议管理员： 有此权限的人员可以安排会议,发送会议通知。 7、会场管理员： 有此权限的人员可以添加、安排会议室，一般授予单位会议管理员。 8、公告管理权： 有此权限的人员可以发布网络公告。 9、对外收发权： 单位 部门 单位：可进入本单位的“文件收发”模块进行与上下级的收发文（如省教育厅—市教育局——县教育局），一般授予办公室机要员。 部门：可进入本部门的“文件收发”模块进行与上下级相同部门间的收发文（如省教育厅财务处—市教育局财务科——县教育局财务股），每个部门一般只设一人。 注：本权限需要系统管理员事先在服务器上建立好相应文件收发数据库后才能使用。 五、功能介绍 （一）今日工作：显示最新需要处理或还未处理完的文件、会议通知、日程安排等事务；或用于单位内部传送、群发文件资料。 进入“教育行政办公系统”首页，点击图标，或直接点击右下侧的“今日工作”框中的文件标题。 ●:打开“今日工作”，系统显示待办文件的到达时间、文件类型、标题等内容。双击文件标题可