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高校办公自动化管理建设的探讨 郑焰英吴灏 随着计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术 二、高校办公自动化系统的构成 的飞速发展，新技术不断运用于高校教学领域。教 根据高校的业务范围和工作特点，如何构建合 学手段和办学条件逐步实现现代化，对传统的高校 适的高校办公自动化系统是一项亟待研究解决的 办公管理模式产生了深刻的影响。利用先进的科学 课题。实现办公自动化的程度也是衡量学校实现现 技术将办公业务的处理、流转、管理过程采用办公 代化管理的标准。一般来说，较完整的办公自动化 自动化，营造数字化校园及智能化办公环境已是大 系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输、信 势所趋。因此，高校办公管理必须适应这一形势的 息保存四个环节。因此，高校办公自动化系统设计 发展，改变过去的传统管理模式和服务方式。实现 首先必须充分考虑高校的特点，使系统具备设计的 高校办公管理与社会进步的同步。 先进性、功能的完整性、界面的友好性、操作的简单 一、办公自动化系统的发展 性、维护的方便性、系统的安全性及可靠性等特点。 办公自动化是20世纪70年代中期迅速发展最大限度地覆盖所有的信息接收对象和连接校内 起来的一门综合性技术，是指为改变过去复杂、低 每一处信息发生源。其次，根据办公管理职能考虑 效的手工办公方式，利用先进的科学技术如互联 办公自动化管理层次。办公自动化管理层次一般可 一 网，基于工作流的概念，使办公人员方便快捷地共 分为事务型、管理型、决策型三个层次。事务型为基 享信息资源。高效地协同工作，提高工作效率和质 础层，主要进行文字处理、个人El程管理、行文管 量，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为管 理、邮件处理以及其他有关机关行政事务处理等； 理和决策提供科学的依据。 管理型为中间层，它包含事务型，是支持各种办公 我国办公自动化的进程大致可分为三个阶段： 事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的 1．以桌面字处理工具为典型的个人办公工具 管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最高 软件阶段。计算机应用提高了文件管理水平，提高 层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基 了个人工作效率，但是这种方式缺乏如收发文等群 础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办 组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度 公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策 是有限的。 功能的最高级系统。最后根据办公管理层次设定相 2．以工作流为中心的协作性办公自动化系统。 应使用模块，由模块的功能需求分成几个子系统组 这是以电子邮件、文档数据库管理、复制、目录服 成整个办公自动系统，包括公文管理子系统、事务 务、群组协同工作等技术作支撑，包含众多实用功 管理子系统、公共信息管理子系统、业务信息管理 能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管 子系统等。整个系统采用模块设计，各模块功能相 理。这一阶段基本实现了部门间的数据处理、公文 对独立，模块之间能支持数据的相互交换。 处理等的自动化。 1．公文管理系统 3．协作与知识管理相结合的办公自动化系统。 公文管理系统包括公文的发送与接收管理、请 这是以互联网技术标准的平台应用阶段。它可以在 示报告管理、文档管理、文件质量管理、工作协调管 浏览器下实现知识利用、手写文档、电子认证等。这 理等。这些是按照工作流程定制来完成的，是办公 一阶段不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围 自