建筑设计单位电子文件档案风险管理的研究.pdfVIP

·管 政工 理 建材 装饰 2014 2 月 筑设计单位电子文件档案风险管理的研究 佘莉 （广州市建筑科学研究院有限公司 广东广州 510440） 摘要 信息技术以及 字化技术的发展，使得建筑设计单位产生了大量的电子文件需 进行归档管理，但是在档案 管理的过程中可能会出现一些文件信息的真实性、可读性、完整性及安全性等问题和风险，对档案的管理工作提出了一些 新的挑战。本文从建筑设计档案管理的特点出发，在分析其电子档案管理风险识别的基础上来讨论有效的风险管理措施。 关键词 建筑设计单位；电子档案；风险管理 中图分类号： 文献标识码： 文章编号： （ ） G271 B 1673-0038 2014 09-0152-02 1 建筑设计单位档案的特点分析 档案管理的风险主要有内部风险和外部风险两部分。 一般而言，建筑设计单位的档案主要有设计文件以及设计 建筑设计单位电子文件档案管理的内部风险主要有电子文 图纸两部分。建筑设计单位每一阶段所形成的文件都是和一定 件的完整性风险、真实性、可读性等风险。具体而言，电子文件的 的专业技术相关的，是对勘察设计等专业性活动的记录，与其专 完整性风险所指的是具有归档保存价值的文件在数量上的完整 业有着紧密的联系。对于设计文件的管理是通过档案的编制，对 性以及每份文件在内容、结构以及信息背景等的完整性。对于建 设计前期的一些任务批文或者合同以及设计条件的要求等，而 筑设计单位而言，电子文件的风险主要是存在于文件的关联层 对于建筑设计的勘察报告而言，主要有方案的设计、工程相关的 的，而这些风险主要是由电子文件的形成主 以及形式的多样化 设计计算、预算、施工图纸等文件。由于建筑的条件和经济状况 所带来的。对于具 的项目来将，建筑设计的档案包括设计文件 不尽相同，加之政策因素的影响，会对建筑设计档案的管理产生 以及图纸两个方面，文件资料主要有项目的地质勘查报告、项目 立项的批文、设计任务书以及项目设计计划书等诸多项目和内 直接的影响。 在建筑设计档案的管理中，通常是以项目作为单元而形成 容。而设计的图纸则是关于建筑项目的地质勘查、基坑的维护以 管理的基本内容，根据工程的面积以及性质等来编订工程项目 及建筑的结构、给排水的设计以及暖气和电气等的专业设计图 编号，然后以该种编号作为依据来对档案进行管理，对工程项目 纸。在计算机技术普遍应用的背景下，这些建筑设计相关的文件 相关的建设活动以及与之相关的文件材料进行集中管理来反应 以及图纸都是通过计算机来完成的，但是在形成的过程中，因为 项目的全面。该种工程编号在某种程度上起着档案号的作用，是 工程承包及分包的原因以及一些专业分工因素的影响，文件收集 建筑设计单位档案整理以及管理和利用的重要实现方式。从专 时所涉及的单位、人员、部门等是比较多的，这给文件的整理工作 业组成角度来 ，建筑设计会涉及到多个专业内容，通常有地质 带来了许多的困难。电子文件管理中的完整性风险，与建筑设计 勘察、基坑的维护以及建筑和结构、给排水等的设计来组成的。 的专业性以及电子文件对于设计系统的依赖有着直接的关系，在 每个专业的材料都是独立的，在该部分的设计工作完成后，相关 初期的设计中，一些单位并未重视设计的痕迹记录，对于设计文 人员应该按照档案管理制度把文件进行归档整理。建筑设计档 件的修改以及一些删节上都不会留下痕迹，如果对于该种信息没 案还有利用频率上的特点，一些工程会有设计方案的重复选用 有及时捕获的话会造成一些信息丢失的现象。从文件的形式来 以及图纸的报批和审核等工作，对于工程技术人员职称的评定 将，建筑设计中电子文件结构比较复杂的，存储的版本也比较多， 等都会涉及到建筑设计档案的应用，这既是一种内部人员对档 通过逻辑分区的储存方式会带来一些信息上的缺损，而局域网下 案的应用也是一种社会其他人员的利用。最后，建筑设计文件档 的文件档案